Declaree unterscheidet zwischen drei verschiedenen Ausgabenarten:
"Normale" Ausgaben: Hier geht es um reguläre Geschäftsausgaben die mit einer Rechnung oder einem Beleg quittiert werden.
Kilometergeld*: Kilometergeldausgaben fallen an, wenn ein Mitarbeiter dienstlich mit dem eigenen PKW unterwegs ist und dafür rückerstattet wird. Die Höhe der zu erstattenden Kilometerpauschale wird vom Unternehmen festgelegt.
Kompensation*: Von Kompensationen spricht man, wenn es sich um einmalige Auszahlungen an den Mitarbeiter handelt.Dies können z.B. Kompensationen/Incentives für das Belegen von Weiterbildungen sein, oder aber auch für die Abrechnung von Überstunden oder Sonderarbeit am Wochenende. Es kann eingestellt werden, dass ein Teil dieser Kompensation steuerfrei an den Mitarbeiter ausgezahlt wird.
* Diese Ausgabenarten sind nicht verpflichtend und können vom Administrator abgeschaltet werden, wenn diese nicht benötigt werden.
Wie man Ausgaben hinzufügen kann
Ausgaben können auf verschiedene Arten hinzufügt werden:
- Smartphone App
- Webapplikation
Hier finden Sie eine Beschreibung der verschiedenen Arten Ausgaben hinzuzufügen.
Via Smartphone App
Öffnen Sie die App auf Ihrem Smartphone und kicken Sie auf "Ausgabe hinzufügen". Nun stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Abhängig von den Einstellungen Ihres Unternehmens können Sie hier wählen, ob Sie einen Beleg einscannen möchten oder ein existierendes Foto hochladen. Sie haben die Möglichkeit mehrere Bilder aufzunehmen und einer Ausgabe zuzuordnen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit eine Fahrt mit dem eigenen PKW oder eine Pauschale hinzufügen.
Füllen Sie alle Felder aus. Klicken Sie danach auf "Speichern". Nun ist die jeweilige Ausgabe in Ihrer Übersicht einsehbar.
Weiterhin haben Sie mit dem Smartphone die Möglichkeit, Rechnungen und Belege, die Sie als PDF-Datei erhalten bzw. auf dem Smartphone abgespeichert haben, direkt in Declaree hochzuladen und eine Ausgabe zu erstellen. Hierzu wählen Sie die Datei zunächst aus. Ihr Smartphone wird Sie dann fragen welche App dazu verwendet werden soll. Nachdem Sie Declaree ausgewählt haben, öffnet sich die Ausgabenmaske und Sie können alle Weiteren Details zur Ausgabe ausfüllen.
Via Webapplikation
Gehen Sie zu "Ausgaben" im Hauptmenü und wählen Sie "Kosten hinzufügen". Wählen Sie auch hier die Art der Ausgabe, die Sie hinzufügen wollen, und füllen Sie die Felder aus. Klicken Sie anschließend auf "Sichern".
Via E-Mail
Rechnungen, die Sie via E-Mail empfangen, müssen Sie nicht erst speichern, um Sie anschließend in Declaree hinzufügen zu können. Leiten Sie die empfangende E-Mail stattdessen bequem an inbox@declaree.com weiter. Es wird nun automatisch eine neue Ausgabe erstellt, der der Inhalt und/oder Anhang der Mail angehangen wird. Der Betreff der E-Mail wird als Beschreibung für die Ausgabe verwendet. Die Zuordnung der Ausgabe zu Ihrem Nutzerprofil basiert auf ihrer E-Mail Adresse. Entsprechend ist es wichtig, dass Sie darauf achten, dass Sie die E-Mail von der gleichen Adresse versenden, die Sie für Ihren Declaree Account nutzen. Es gibt die Möglichkeit eine 'Alternative E-Mail' in einem Nutzerprofil zu hinterlegen, die dann ebenfalls für die E-Mail Weiterleitung verwendet werden kann. Bitte beachten Sie, dass Ausgaben die via E-Mail weitergeleitet werden, immer vom Nutzer auf die Richtigkeit kontrolliert werden sollten. Vom System erstellte Ausgaben lassen sich immer manuell nachbearbeiten sofern der Bericht noch nicht eingereicht wurde. Ein weiterer Text muss nicht zur weitergeleiteten E-Mail hinzugefügt werden.
Für mehr Informationen wie man Ausgabenberichte einreicht, finden Sie hier.