Importieren von Kreditkartenauszügen

Mit Declaree ist es möglich automatisch Kreditkartentransaktionen mit bereits hinzugefügten Belegen abzugleichen. Somit stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen die mit einer Firmenkreditkarte getätigt wurden mit einem entsprechendem Beleg im System gesichert sind.

Einstellen von Zahlungsmitteln

Bevor Sie die Auszüge einer Kreditkarte hochladen können, ist es wichtig, dass die jeweilige Kreditkarte in Declaree hinterlegt ist. Gehen Sie zu "Verwalten" > "Zahlungsmittel" und legen Sie dort die Kreditkarte mit einem Klick auf "Hinzufügen" an. Es ist wichtig, dass die letzten vier Ziffern der Karte im Namen des Zahlungsmittels angegeben werden (z.B. Kreditkarte 1234) und dass die Karte an dem jeweiligen Benutzer (Bevollmächtigter) zugewiesen wird. Den Bevollmächtigten der Karte hinterlegen Sie, indem Sie die jeweilige Email Adresse im Feld "Mitarbeiter" angeben.

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Achtung!

Es können nur Ausgaben mit Kreditkartentransaktionen abgeglichen werden, die noch nicht einem Bericht zugeordnet sind. Ihre Mitarbeiter müssen also zunächst von Ihnen darüber informiert werden, dass wenn sie eine Kreditkartenausgabe hinzufügen, diese keinem Bericht zugeordnet werden darf. 

 

Auszüge hochladen

Sind die Zahlungsmittel richtig eingestellt? Dann können Sie die Auszüge hochladen. Gehen Sie hierzu in die Berichteübersicht. Hier sehen Sie oben die Option "Auszug hinzufügen".

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Wählen Sie dann "Auszug hochladen", selektieren Sie die jeweilige Datei und klicken Sie auf "öffnen". Nun wird geprüft, ob schon eine entsprechende Ausgabe im System angelegt wurde, die mit dem soeben hochgeladenen Transaktionen abgeglichen werden kann. Vorhandene Ausgaben sind mit einem grünen Haken gekennzeichnet.

Klicken Sie danach rechts oben auf "abschließen".

 

Entwürfe

Für alle Transaktionen, für die bisher noch keine Ausgabe innerhalb von Declaree angelegt wurde, wird ein Ausgaben-Entwurf erstellt. Der Mitarbeiter hat anschließend die Möglichkeit diesem Ausgaben-Entwurf noch einen Beleg hinzuzufügen und anschließend als vollwertige Ausgabe zu speichern.

 

PDF Formate

Können die hochgeladenen Auszüge nicht ausgelesen werden? Dies liegt womöglich an dem individuellen PDF Format. Declaree unterstützt standardmäßig einige gängige Auszugs-Formate. Sollte Ihr Format noch nicht ausgelesen werden können, kann dies von Declaree individuell entwickelt und gepflegt werden. Kontaktieren Sie uns hierzu bitte.

Info

Sie sehen die Option "Auszug hinzufügen" nicht? Dann nehmen Sie bitte Kontakt mit uns via support@declaree.com auf.