Importieren von Kreditkartenauszügen (.pdf oder .csv)

Es ist möglich mit Declaree die Beweislast auf geschäftlichen Kreditkarten festzulegen und automatisch Transaktionen mit bereits hinzugefügten Belegen abzugleichen.

Einstellen von Zahlungsmitteln

Bevor Sie die Auszüge einer Kreditkarte hochladen können, ist es wichtig, dass die jeweilige Kreditkarte in Declaree hinterlegt ist. Gehen Sie zu Verwalten > Zahlungsmittel und geben Sie dort die Kreditkarte an. Vor dem automatischen Abgleich ist es wichtig, dass die letzten vier Ziffern der Karte im Namen des Zahlungsmittels angegeben sind (z.B. Kreditkarte 1234) und dass die Karte an den jeweiligen Benutzer gekoppelt ist. Das tun Sie, indem Sie die jeweilige Email Adresse im Feld ‚Mitarbeiter’ angeben.

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Achtung!

Es können nur Ausgaben mit Kreditkartentransaktionen abgeglichen werden, die noch nicht einem Bericht zugeordnet sind. Ihre Mitarbeiter müssen also zunächst von Ihnen darüber informiert werden, dass wenn sie eine Kreditkartenausgabe hinzufügen, diese keinem Bericht zugeordnet werden darf. Wir arbeiten hier zur Zeit an einer schöneren Lösung für den jeweiligen Nutzer.  

 

Auszüge hochladen

Sind die Zahlungsmittel richtig eingestellt? Dann können Sie die Auszüge hochladen. Gehen Sie hierzu zur Berichtübersicht. Hier sehen Sie oben auf der Seite die Option ‚Auszug hinzufügen’.

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Wählen Sie dann ‚Auszug hochladen’, selektieren Sie die jeweilige Datei (PDF oder CSV) und klicken Sie auf ‚öffnen’. Nun wird geprüft, ob schon eine Beweislast im System besteht, die mit dem soeben hochgeladenen Transaktionen abgeglichen werden kann.

Klicken Sie danach rechts oben auf ‚abschließen'.

Entwürfe

Für alle Transaktionen, bei denen noch keine Beweislast hinzugefügt wurde, wird ein Ausgaben-Entwurf erstellt.

Info

Sie sehen die Option ‚Auszug hinzufügen’ nicht? Dann nehmen Sie bitte Kontakt mit uns via support@declaree.com auf.