Um automatisch Daten mit Ihrer Declaree Administration zu synchronisieren, können Sie einen eigenen Declaree Exchange Account nutzen. Mit Hilfe von diesem können periodisch Dateien zwischen Declaree und Ihrem bestehenden System ausgetauscht werden (zum Beispiel Personal-, Kostenstellen- und Wechselkursdaten).
Wie erstelle ich einen SFTP Account?
Wenn das sFTP Modul von Declaree aktiviert wurde:
- Gehen Sie zu "Einstellungen" > "Import & Export" > "FTP Account".
- Hier sehen Sie ihren Benutzernamen für Ihren Account.
Aktivieren Sie Ihren Berechtigungsschlüssel
- Generieren Sie den Private/Public Key.
- Öffnen Sie Ihren Public Key in einem Text Editor und kopieren Sie den Inhalt.
- Drücken Sie anschließend auf "Schlüssel hinzufügen".
- Geben Sie Ihrem Schlüssel einen Namen und fügen Sie den Public Key aus der Zwischenablage ein.
- Drücken Sie auf "Speichern".
Public/Private Key generieren unter Windows
- Sie können PuttyGen herunterladen und zum Generieren eines Keysets verwenden.
- Klicken Sie anschließend auf "generate" und bewegen Sie die Maus über den grauen Bereich, bis 100% des Codes generiert sind.
- Klicken Sie auf " Save private key ", um den privaten Schlüssel zu speichern. Wiederholen Sie dieselben Schritte um den Public Key zu generieren.
- Um den generierten öffentlichen Schlüssel in Declaree zu speichern, müssen Sie zuerst die Datei anpassen: In der Datei löschen Sie die Anweisungen 'begin' und 'end' sowie die Kommentare. Fügen Sie als Nächstes "ssh-rsa" für den Schlüssel hinzu und vergewissern Sie sich, dass sich der gesamte Schlüssel in einer Zeile befindet. Es wird so aussehen: "ssh-rsa AAAAB3NzaC1yc2EAAA .... GzSznbU9MrvTk =" Als Vereinfachung können Sie dies auch über die Website https://svnkeys.berkeley.edu/ tun, die den Public Key automatisch für Sie konvertiert und in eine Declaree kompatible Datei umwandelt.
- Hinterlegen Sie den Public Key in Declaree.
Public/Private Key generieren unter Linux/Mac OS X
- Öffnen Sie den Terminal.
- Geben Sie den folgenden Befehl ein: ssh-keygen -t rsa -b 4096 -C "[Ihre Email Adresse]".
- Wählen Sie einen Ordner, in dem Sie die Keys speichern wollen.
- Lassen Sie den Passphrase durch zweimaliges Klicken von "Enter" leer.
- Fügen Sie den Public Key (id_rsa.pub) in Declaree hinzu.
Verbinden
| Hostname | ftp.declaree.de |
| Poort | 22 |
| Benutzernamen |
Den Benutzernamen finden Sie unter: Import/Export: https://app.declaree.com/admin/exchange_account |
Einteilung von Dateien
Ein SFTP Account hat die folgenden Ordnereinteilungen, von denen Sie Gebrauch machen können;
/in
\-- /users
\-- /tags
\-- /exchange
\-- /transactions
/out
\-- /reports
Im /in/* Ordner können die entsprechenden Personal-, Kostenstellen- und Wechselkursdaten hinzugefügt werden. Achten Sie darauf, dass die Excel- oder CSV-Datei Namen tragen und mindestens die Informationen in den unten stehenden Tabellen enthalten.
Im /out/* Ordner werden automatisch die periodischen Exportdateien mit den Dateinamen „Expenses_[Ymd].csv“ platziert, wobei [Ymd] für das Jahr, den Monat und den Tag des Exports steht (z.B. „Expenses_20170502“). Sollten beim Export auch Beweislasten in der Form von PDF-Berichten exportiert worden sein, dann befinden sich diese im /out/Reports Ordner, versehen mit dem Dateinamen ‚[ID].pdf’, in welchem [ID] für die bestimmte Berichtnummer in Declaree steht.
Frequenz Migration von Dateien
Dateien, die in den /in/* Ordnern platziert worden sind, werden automatisch innerhalb von einer Minute bearbeitet. Den Status aller Importe und Exporte können Sie in Ihrer Declaree Administration unter "Verwalten" > "Konto" > "Datenaustausch" verfolgen.
Datenüberprüfungen
Neue Daten werden automatisch auf ihren Inhalt geprüft. Werden Unregelmäßigkeiten entdeckt, zum Beispiel weil die Anzahl an Zeilen bedeutend kleiner ist als bereits in der Declaree Administration angegeben, dann wird zur Prüfung ein Link per Mail verschickt and Sie verschickt. Geben Sie dazu bitte immer unter "Verwalten" > "Konto" > "Datenaustausch"> "Technischer Kontakt" Ihre aktuelle Email Adresse an.
Format der Mitarbeiterdaten
Typ: Excel oder CSV (UTF-8 encoded)
(Verwenden Sie für CSV die Unix-Zeilenenden und das Semikolon als Spaltenbegrenzer)
|
Spalte |
Erforderlich |
Einschränkungen |
|
Username |
Ja |
Text |
|
Initialen |
Nein |
Text |
|
Vorname |
Nein |
Text |
|
Präfix |
Nein |
Text |
|
Nachname |
Ja |
Text |
|
|
Ja, Standard Setup |
Gültige Email Adresse |
|
Code |
Ja |
Text |
|
Manager |
Ja, Standard Setup |
Gültiger Username |
|
Leitet weiter an |
Nein |
Gültiger Username |
|
Gruppen |
Nein, Standard Setup |
Text, mit Komma getrennt |
|
Abteilung |
Nein, Standard Setup |
Gültiger Feldwert |
Format der Angaben zur Kostenstelle (tags)
Typ: Excel oder CSV (UTF-8 encoded)
(Verwenden Sie für CSV die Unix-Zeilenenden und das Semikolon als Spaltenbegrenzer)
|
Spalte |
Erforderlich |
Einschränkungen |
|
Projekt Name |
Ja |
Text |
|
Projekt Code |
Ja |
Text |
Mehrere Kostenstellenebenen hochladen
Wenn mehrere Kostenstellenebenen benutzt werden, kann auf diese in den Angaben zur Kostenstelle verwiesen werden. Wenn Sie zum Beispiel eine weitere Ebene "Aktivität" unter der Hauptebene "Projekt" anlegen und Aktivität 1010–Entwurf und 1020-Produktion unter Projekt 1000–Intern fällt, kann dies im Folgenden auf zwei Arten in der Excel Datei aufgenommen werden.
1. Projekte und Aktivitäten gemeinsam in einer Excel oder CSV-Datei
Projekte-und-Aktivitäten.xlsx
| Code | Name | Projekt Code |
| 1000 | Kunde AB | |
| 1010 | Entwurf | 1000 |
| 1020 | Produktion | 1000 |
| 2000 | Kunde CD | |
| 2010 | Entwurf | 2000 |
| 2020 | Produktion | 2000 |
2. Projekte und Aktivitäten in zwei einzelnen Excel oder CSV-Dateien;
Projekte.xlsx
| Projekt Code | Projekt Name |
| 1000 | Kunde AB |
| 2000 | Kunde CD |
Aktivitäten.xlsx
| Aktivität Code | Aktivität Name | Projekt Code |
| 1010 | Entwurf | 1000 |
| 1020 | Produktion | 1000 |
| 2010 | Entwurf | 2000 |
| 2020 | Produktion | 2000 |