Datenaustausch über SFTP Server

Um automatisch Daten mit Ihrer Declaree Administration zu synchronisieren, können Sie einen eigenen Declaree Exchange Account nutzen. Mit Hilfe von diesem können periodisch Dateien zwischen Declaree und Ihrem bestehenden System ausgetauscht werden (zum Beispiel Personal-, Kostenstellen- und Wechselkursdaten).  

Wie erstelle ich einen SFTP Account?

  1. Gehen Sie zu 'Verwalten' > 'Konto' > 'Datenaustausch'.
  2. Wählen Sie einen Benutzernamen für Ihren Account.
  3. Geben Sie die externe IP-Adresse an, von der Sie die Verbindung herstellen möchten.
  4. Drücken Sie auf ‚Speichern’.

Aktivieren Sie Ihren Berechtigungsschlüssel

  1. Generieren Sie den Private/Public Key.
  2. Öffnen Sie Ihren Public Key in einem Text Editor und kopieren Sie den Inhalt.
  3. Drücken Sie anschließend auf „Schlüssel hinzufügen“.
  4. Geben Sie Ihrem Schlüssel einen Namen und fügen Sie den Public Key aus der Zwischenablage ein.
  5. Drücken Sie auf ‚Speichern’.

Public/Private Key generieren

  1. Laden Sie ‚PuttyGen’ herunter und öffnen Sie es.
  2. Drücken Sie auf „generate“ und bewegen Sie die Maus über das graue Feld bis 100% des Codes generiert sind.
  3. Drücken Sie auf „Save private key“, um den privaten Schlüssel zu speichern. Wiederholen Sie dieselben Schritte um den Public Key zu generieren.
  4. Hinterlegen Sie den Public Key in Declaree. 

Public/Private Key generieren unter Linux/Mac OS X

  1. Öffnen Sie den Terminal.
  2. Geben Sie den folgenden Befehl ein: sh-keygen -t rsa -b 4096 -C "[Ihre Email Adresse]".
  3. Wählen Sie einen Ordner, in dem Sie die Keys speichern wollen.
  4. Lassen Sie den Passphrase durch zweimaliges Klicken von ‚Enter’ leer.
  5. Fügen Sie den Public Key (id_rsa.pub) in Declaree hinzu.

Einteilung von Dateien

Ein SFTP Account hat die folgenden Ordnereinteilungen, von denen Sie Gebrauch machen können;

/in

  \--  /users

  \--  /tags

  \--  /exchange

/out

  \--  /reports

 

Im /in/* Ordner können die entsprechenden Personal-, Kostenstellen- und Wechselkursdaten hinzugefügt werden. Achten Sie darauf, dass die Excel- oder CSV-Datei Namen tragen und mindestens die Informationen in den unten stehenden Tabellen enthalten.

Im /out/* Ordner werden automatisch die periodischen Exportdateien mit den Dateinamen „Expenses_[Ymd].csv“ platziert, wobei [Ymd] für das Jahr, den Monat und den Tag des Exports steht (z.B. „Expenses_20170502“). Sollten beim Export auch Beweislasten in der Form von PDF-Berichten exportiert worden sein, dann befinden sich diese im /out/Reports Ordner, versehen mit dem Dateinamen ‚[ID].pdf’, in welchem [ID] für die bestimmte Berichtnummer in Declaree steht.

Frequenz Migration von Dateien

Dateien, die in den /in/* Ordnern platziert worden sind, werden automatisch innerhalb von einer Minute bearbeitet. Den Status aller Importe und Exporte können Sie in Ihrer Declaree Administration unter 'Verwalten' > 'Konto' > 'Datenaustausch' verfolgen. 

Datenüberprüfungn

Neue Daten werden automatisch auf ihren Inhalt geprüft. Werden Unregelmäßigkeiten entdeckt, zum Beispiel weil die Anzahl an Zeilen bedeutend kleiner ist als bereits in der Declaree Administration angegeben, dann wird zur Prüfung ein Link per Mail verschickt and Sie verschickt. Geben Sie dazu bitte immer unter 'Verwalten' > 'Konto' > 'Datenaustausch'> 'Technischer Kontakt' Ihre aktuelle Email Adresse an. 

 

Format der Mitarbeiterdaten

Spalte

Erforderlich

Einschränkungen

Username

Ja

Text

Initialen

Nein

Text

Vorname

Nein

Text

Präfix

Nein

Text

Nachname

Ja

Text

Email

Ja, Standard Setup

Gültige Email Adresse

Code

Ja

Text

Manager

Ja, Standard Setup

Gültiger Username

Leitet weiter an

Nein

Gültiger Username

Gruppen

Nein, Standard Setup

Text, mit Komma getrennt

Abteilung

Nein, Standard Setup

Gültiger Feldwert

 

 Format der Angaben zur Kostenstelle (tags)

Spalte

Erforderlich

Einschränkungen

Projekt Name

Ja

Text

Projekt Code

Ja

Text

 

Mehrere Kostenstellenebenen hochladen

Wenn mehrere Kostenstellenebenen benutzt werden, kann auf diese in den Angaben zur Kostenstelle verwiesen werden. Wenn Sie zum Beispiel eine weitere Ebene „Aktivität“ unter der Hauptebene „Projekt“ anlegen und Aktivität 1010–Entwurf und 1020-Produktion unter Projekt 1000–Intern fällt, kann dies im Folgenden auf zwei Arten in der Excel Datei aufgenommen werden.

1. Projekte und Aktivitäten gemeinsam in einer Excel oder CSV-Datei

Projekte-und-Aktivitäten.xlsx

Code Name Projekt Code
1000 Kunde AB  
1010 Entwurf 1000
1020 Produktion 1000
2000 Kunde CD  
2010 Entwurf 2000
2020 Produktion 2000

 

2. Projekte und Aktivitäten in zwei einzelnen Excel oder CSV-Dateien;

Projekte.xlsx

Projekt Code Projekt Name
1000 Kunde AB
2000 Kunde CD

Aktivitäten.xlsx

Aktivität Code Aktivität Name Projekt Code
1010 Entwurf 1000
1020 Produktion 1000
2010 Entwurf 2000
2020 Produktion 2000