Datenaustausch über SFTP Server

Um automatisch Daten mit Ihrer Declaree Administration zu synchronisieren, können Sie einen eigenen Declaree Exchange Account nutzen. Mit Hilfe von diesem können periodisch Dateien zwischen Declaree und Ihrem bestehenden System ausgetauscht werden (zum Beispiel Personal-, Kostenstellen- und Wechselkursdaten).  

Wie erstelle ich einen SFTP Account?

Die Schlüssel generieren

Für Windows Benutzer:

Als ersten Schritt laden Sie einen Schlüssel-Generator herunter - wir empfehlen Putty Gen http://www.putty.org/ . Klicken Sie auf "Download PuTTY”. Auf der Download-Seite scrollen Sie bitte runter bis "Alternative binary files":

 

Öffnen Sie Puttygen und klicken Sie auf "Generate". Bewegen Sie die Maus über den grauen Bereich, bis 100% des Codes generiert sind (Leiste im Screenshot).

 

Klicken Sie auf "Save public key" und benennen Sie die Datei z.B. "FTP public key". 

Klicken Sie auf "Save private key" und bennenen Sie die Datei z.B. "FTP private key.

Hinweis: Erzeugen Sie zwischendurch keinen neuen Schlüssel!

 

Nachdem Sie beie Schlüssel gespeichert haben, öffnen Sie Ihren Public Key in Notepad. 

 

Entfernen Sie zunächste folgende Daten.

---- BEGIN SSH2 PUBLIC KEY ----

Comment: "rsa-key-20220523"

---- END SSH2 PUBLIC KEY ----

Der Schlüssel sollte wie folgt aussehen:

 

Fügen Sie als nächstes "ssh-rsa" am Anfang des Texts hinzu und vergewissern Sie sich, dass sich der gesamte Schlüssel in einer Zeile befindet - wie folgt:

Speichern Sie den Schlüssel.

 

Für Apple/Linux Benutzer:

  1. Öffnen Sie den "terminal".
  2. Geben Sie den folgenden Befehle ein: "ssh-keygen -t rsa -b 4096 -C "[your email address]" ".
  3. Wählen Sie einen Ordner, in dem Sie die Schlüssel speichern möchten.
  4. Lassen Sie die "passphrase" frei indem Sie zweimal auf "Enter" klicken. 
  5. Hinterlegen Sie den public key (id_rsa.pub)" in Declaree.

 

 

Die Verbindug herstellen

Für Windows und Apple/Linux Benutzer:

Wechseln Sie zu Declaree.

Gehen Sie in "Einstellungen" – "Import & Export" – "FTP Account" - die folgende Seite wird angezeigt:

 

Notieren Sie sich den FTP-Account und den Hostnamen. Diese Info werden in einem späteren Moment benötigen. 

Laden Sie die "public key" hoch anhand des Buttons "choose file" und wählen Sie den soeben bearbeiteten "public key" aus. 

 

Als nächstes benötigen wir ein Programm um den SFTO Server zu verbinden. Wir empfehlen Filezilla:  https://filezilla-project.org/download.php?show_all=1

Nachdem Sie das Programm heruntergeladen und installiert haben, öffnen Sie FileZilla. Klicken Sie auf die Ikone links oben:

 

Klicken Sie auf "New site":

 

Das Fenster sollte wie folgt aussehen:

 

Protocol: Select SFTP

Host: ftp.declaree.com oder ftp.declaree.de (je nach Server, den Sie verwenden - diese Information können Sie in Declaree unter "Einstellungen" - "Import & Export" - "FTP Account" finden). 

Port: 22

Logon Type: Key file

User: Diese Information können Sie in Declaree unter "Einstellungen" - "Import & Export" - "FTP Account" finden

Key file: Laden Sie Ihren erzeigten "private key" hoch.

Die Verbindung wird hergestellt.

 

Klassifizierung der Dateien

Ein SFTP Account ist wie folgt unterteilt:

/in
\-- /users
\-- /tags
\-- /exchange
\-- /transactions
/out
\-- /reports

Benutzerdaten, Projektkostenstellen und weitere Felder können im / in / * Ordner hinzugefügt werden.

The relevant personnel, cost center and exchange rate data can be added in the / in / * folder. Versichern Sie sich dass die Excel oder CSV Dateien einen Dateinamen haben und dass die Daten von der unten stehenden Tabelle ausgefüllt sind. 

Automatisierte Exportdateien werden automatisch in dem / out / * Ordner abgelect. Falls Sie Berichte im PDF-Format exportieren, werden diese in dem / out / Reports Ordner abgelegt, der Dateiname ist wie folgt aufgebaut: '[ID] .pdf', die [ID] steht für die Bericht-Nummer.

Frequenz der Migration

Dateien, in dem / * Ordner hinterlegt werden, werden innerhalb einer Minute verarbeitet. Sie können den Status des Imports und Exports in Ihrer Administration verfolgen unter "Manage"> "Account"> "Data Exchange".

Format of employee data

Type: Excel of CSV (UTF-8 encoded)
(For CSV use the Unix line-endings and semicolon as column delimiter)

Column

Mandatory

Limitations

Username

Yes

Text

Initials

No

Text

First Name

No

Text

Prefix

No

Text

Last Name

Yes

Text

Email

Yes, Standard Setup

Valid E-mail address

Code

Yes

Text

Manager

Yes, Standard Setup

Valid Username

Submits to

No

Valid Username

Groups

No, Standard Setup

Text, comma separated

Department

No, Standard Setup

Valid field value

 

Format of the cost center information (tags)

Type: Excel of CSV (UTF-8 encoded)
(For CSV use the Unix line-endings and semicolon as column delimiter)

Column

Mandatory

Limitations

Project Name

Yes

Text

Project Code

Yes

Text

 

Upload multiple cost center levels

If several cost center levels are used, this can be referred to in the information on the cost center. For example, if you create another "Activity" level under the "Project" main level and Activity 1010 - Draft and 1020 - Production falls under Project 1000 - Internal, this can be included in the Excel file in two ways below.

 

1. Projects and activities together in an Excel or CSV file

 Projects-and-Activities.xlsx
Code Name Project Code
1000 Client AB  
1010 Draft 1000
1020 Production 1000
2000 Client CD  
2010 Draft 2000
2020 Production 2000
 

2. Projects and Activities in two separate Excel or CSV-Files; 

Projects.xlsx

Projekt Code Projekt Name
1000 Client AB
2000 Client CD
 

Activities.xlsx

Activitiy Code Activitiy Name Project Code
1010 Draft 1000
1020 Production 1000
2010 Draft 2000
2020 Production 2000