Wie richte ich Declaree ein? - Quickstart Guide

Das Einrichten von Declaree 

Wir freuen uns, dass Sie sich für Declaree entschieden haben! Declaree können Sie ganz einfach und schnell selbst einrichten, in dem Sie unsere Schritt-für-Schritt Anleitung befolgen.

Einloggen als Administrator

Nachdem Sie ihr Konto erstellt haben, sind Sie automatisch der Administrator des Kontos. Das bedeutet, dass neben des „Ausgaben“ und „Berichten“ auch die „Einstellungen“ im Menü angezeigt werden, über die Sie alle Einstellungen und Konfigurationen nach Belieben verwalten können.

  1. Benutzer

Wenn Sie auf Einstellungen à Benutzer klicken, dann gelangen Sie in die Einstellungen für die Declaree Nutzer. Hier können Sie Benutzereinstellungen verwalten, oder auch Benutzer manuell hinzufügen.

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 Benutzer hinzufügen 

Verwenden Sie die orangefarbene Schaltfläche Hinzufügen, um einen einzelnen Benutzer hinzuzufügen. Möchten Sie mehrere Personen gleichzeitig hinzufügen? Dann nutzen Sie den Excel-Upload. Verwenden Sie die Schaltfläche "Download", um die aktuellen Benutzer und alle verwendeten Felder in einer Excel-Datei herunterzuladen. Anschließend können Sie dieser Datei neue Benutzer und Daten hinzufügen. Verwenden Sie den Upload-Button, um die Datei erneut in Declaree zu laden. Neue Benutzer werden dann automatisch hinzugefügt.

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Pflichtfelder für neue Nutzer

Eine Reihe von Pflichtangaben sind erforderlich, um einen Benutzer zu erstellen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse. Damit Declaree ordnungsgemäß funktioniert, benötigen Sie noch eine Reihe von Informationen, einschließlich den Kreditorennummern (um einen Link zu Ihrem Finanzpaket herzustellen) und Manager (damit die Berichte an die richtige Person gesendet werden).

Mehr Informationen zum Thema Nutzer hinzufügen finden Sie hier.

Gruppen

Es gibt die Möglichkeit diverse Gruppen anzulegen, zu denen man die Nutzer hinzufügen kann. Gruppen dienen als „Filter“ und können dazu genutzt werden verschiedene Kategorien für bestimmte Gruppen sichtbar, bzw. unsichtbar zu machen und Declaree somit übersichtlicher zu gestalten. Die Gruppen werden ebenfalls über einen Down- bzw. Upload hinzugefügt.

  1. Kategorien

Kategorien dienen der Zuordnung der diversen Ausgaben. Kategorien können mit einem Sachkonto verlinkt werden (Code). Auf diese Weise können Mitarbeiter die Kosten sofort dem korrekten Sachkonto zuordnen, ohne dessen genaue Codes kennen zu müssen. Geben Sie eine eindeutige Beschreibung pro Kategorie an, um die Auswahl der richtigen Kategorie so einfach wie möglich zu gestalten.

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Kategorien ändern und hinzufügen

Das Ändern und Hinzufügen von Kategorien funktioniert genauso wie bei Benutzern. Klicken Sie auf den Namen einer Kategorie, um ihn zu bearbeiten, oder verwenden Sie die Schaltfläche Hinzufügen oder Hochladen, um neue Kategorien hinzuzufügen.

Verwenden Sie das Feld "Erläuterung", um dem Mitarbeiter näher zu erläutern, für welche Arten von Ausgaben die Kategorie geeignet ist. Vergessen Sie nicht, den Code (Sachkonto) für den Export einzugeben, um die Kosten ordnungsgemäß buchen zu können. Sie können pro Kategorie angeben, ob ein fester Mehrwertsteuersatz für sie gilt. Rechnungen in dieser Kategorie werden automatisch mit diesem Mehrwertsteuersatz versehen, damit der Mitarbeiter diesen nicht mehr selbst eingeben muss.

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Kategorien ändern und hinzufügen

Das Ändern und Hinzufügen von Kategorien funktioniert genauso wie bei Benutzern. Klicken Sie auf den Namen einer Kategorie, um sie zu bearbeiten, oder verwenden Sie die Schaltfläche Hinzufügen oder Hochladen, um neue Kategorien hinzuzufügen.

  1. Kostenstellen (optional)

Kostenstellen können Sie optional einrichten. Dieses Modul kann daher einfach mit dem Häkchen unten auf der Seite ein- oder ausgeschaltet werden. Das Hinzufügen und Verwalten funktioniert genauso wie in den vorherigen Abschnitten.

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Ebenen und Projekte

Unter den Kostenstellen gibt es ebenfalls die Möglichkeit diverse Ebenen einzurichten. Standard ist eine Ebene. Wenn Sie aber z.B. mit Projekten arbeiten, dann kann die Einrichtung einer zweiten Ebene sinnvoll sein. Die zweite Ebene basiert dann auf der Auswahl der ersten Ebene. Wenn Kosten z.B. einem bestimmten Projekt zugeordnet werden sollen, dann kann dies darüber eingerichtet werden.

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Mehr zum Anlegen von Projekten und Kostenstellen finden Sie hier.

  1. Mehrwertsteuersätze

Geben Sie die Mehrwertsteuersätze ein, die für die Mehrwertsteuersätze verwendet werden sollen, und geben Sie die entsprechenden Mehrwertsteuerkennzeichen Ihrem Buchhaltungssystem an. Wenn kein Webservice-Link mit Exact Online oder Twinfield verwendet wird, können Sie das MwSt.-Modul bei Bedarf erneut mit dem Häkchen unten auf der Seite aktivieren.

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  1. Fahrtkosten

Sie haben mehrere Möglichkeiten bei der Erstellung von Fahrtkosten. Hier können Sie das Modul auch ein- oder ausschalten, oder Ihre eigenen Tarife hinzufügen und auswählen, ob Declaree immer die schnellste (Echtzeit-) Route oder die kürzeste Route berechnet.

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  1. Verknüpfung Ihrer Buchhaltungssoftware

Nachdem Berichte in Declaree erfasst und vom zuständigen Manager genehmigt wurden, sollten diese natürlich exportiert und in Ihrer Buchhaltungssoftware eingepflegt werden.

Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Gehen Sie zu Einstellungen/Verwalten > Verbindungen, um festzustellen, ob für Ihr Programm eine direkte Verbindung via API verfügbar ist.

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Ist Ihre Software nicht aufgeführt? Verwenden Sie dann das Exportformat-Modul, um ein Exportformat zu konfigurieren, welches genau Ihren Anforderungen entspricht. Einen ausführlicheren Artikel zum Erstellen von Exportformaten finden Sie hier.

  1. Erweiterte Einstellungen

Zusätzlich zu den oben genannten Standardeinstellungen hat Declaree viele weitere Optionen wie z. B. das Importieren von Kreditkartenabrechnungen, weitere Felder, Geschäftsregeln und verschiedene Arbeitsabläufe.

  1. Erste Schritte

Sobald alles eingerichtet ist, steht der Inbetriebnahme von Declaree nichts mehr im Wege. Es ist ratsam, Ihre Mitarbeiter vorab über die Erneuerung des Prozesses zu informieren. Nützliche Anleitungen und Videos die Sie im Voraus verteilen können, stellen wir Ihnen hier zur Verfügung:

Die Videos sind über diesen Link verfügbar: https://vimeopro.com/declaree/de

Darüber hinaus können folgende Artikel hilfreich sein:

Sie können diese Informationen in die Kommunikation mit den Mitarbeitern einbeziehen, bevor sie live geschaltet werden.

Anschließend können Sie Mitarbeitern eine Einladung von Declaree senden, sich bei der Smartphone-Apps anzumelden. Gehen Sie dazu in der Administration auf die Benutzerseite und wählen Sie die Mitarbeiter über die Checkboxen aus. Oben auf dem Bildschirm wird eine Schaltfläche "Einladen" angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, erhalten alle Mitarbeiter eine E-Mail mit einem Link, über den sie ihr eigenes Passwort erstellen können.

Die Smartphone-Apps sind über den App Store und Google Play verfügbar und können sofort durch Eingabe von "Declaree" in der Suchleiste gefunden werden.