Verbinden Sie Declaree mit d.velop documents um alle Belege sowie zugehörige Buchungsdaten (z.B. Beschreibung, Betrag, MwSt., Sachkonto etc.) automatisiert an d.velop zu exportieren und zu archivieren. Alle Reisekostenabrechnungen (Berichte) mit dem Status „Genehmigt“ werden pro Minute automatisch aus Declaree heraus exportiert. Die Belege werden in Form eines PDFs exportiert und die Buchungsdaten in Form einer XML Datei.
Automatischen Export einrichten
Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Declaree Administration mit Ihrer d.velop Cloud verknüpft ist und somit die Declaree-Kachel in Ihrem d.velop Dashboard sichtbar ist. Sie können Declaree im d.velop Store buchen. Gehen Sie danach wie folgt vor:
Email Postfach in d.velop erstellen
- Gehen Sie als Administrator in Ihrer d.velop Administration auf die Kachel „Konfiguration“. Klicken Sie in dem Abschnitt „Eingehende Post“ in der Kachel „Eingangspostfächer“ auf „E-Mail Speichereinstellungen“. Klicken Sie danach auf „Neues Postfach Hinzufügen“.
- Füllen Sie die Felder aus und fügen Sie ganz unten bei „Zugelassene E-Mail Adressen“ über den + Button „*@declaree.de“ hinzu. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
Hinweis: Sie können auch ein auf die Reisekostenabrechnungen (Berichte) von Declaree zugeschnittenes Postfach und Importprofil nutzen. Über reguläre Ausdrücke lassen sich zudem automatisch Schlüsselinformationen aus den Berichten extrahieren. Details zur Einrichtung entnehmen Sie bitte dem d.velop E-Learning (https://portal.d-velop.de/academy/de/catalog/module/216465610). Bei Fragen zum Mapping der Daten mit den entsprechenden Feldern in d.velop documents, unterstützt Sie Ihr d.velop Ansprechpartner.
- Klicken Sie danach auf das neu hinzugefügte Postfach und kopieren sie die Postfach Adresse, welche oben in dem geöffneten Pop-Up Fenster angezeigt wird.
Email Postfach in Declaree hinterlegen
- Gehen Sie als Administrator in der Declaree Webapplikation auf Einstellungen > Verbindungen und wählen Sie d.velop documents aus (bitte beachten Sie, dass die Funktion nur zur Verfügung steht, wenn Ihre d.velop Cloud bereits mit Declaree verbunden ist).
- Klicken sie auf „Verbinden“ und fügen Sie die Adresse des zuvor in d.velop erstellten Email Postfachs als Posteingangsadresse ein. Die Verbindung ist nun eingerichtet.
Alle final genehmigten Reisekostenabrechnungen (Berichte) werden nun jede Minute geprüft und an d.velop exportiert. Exportierte Abrechnungen erhalten in Declaree automatisch den Status „Geschlossen“.