Un informe puede tener varios estados que notifican al usuario de los pasos que debe seguir para procesar los gastos. A continuación encontrará una breve explicación de todos los posibles estados que puede tener un informe.
Los informes inician con el estado ‘abierto’, que es el estado inicial cuando se crea por primera vez un informe. Puedes añadir, editar y borrar los gastos en este estado.
Si el informe de gastos está completo, puedes presentarlo a tu gestor o gerente. En este estado ya no es posible editar o añadir gastos en el informe. Si necesitas hacer cambios, puedes retirar el informe lo cual cambia el estado a 'abierto' de nuevo.
A veces un informe puede ser rechazado, posiblemente porque contiene tickets o facturas erróneas. Los informes rechazados pueden ser editados y corregidos para que puedas enviarlos de nuevo.
Si tu informe es correcto, por lo general el gerente o el gestor los aprobará directamente. A menudo también hay un segundo autorizador, por lo que después de la primera autorización, el informe obtiene el estado ‘procesado'. El primer autorizador ha dado la aprobación y ha enviado el informe a un segundo autorizador para la aprobación final.
Cuando se aprueba el informe de gastos el estado cambiará a "aprobado" y es muy probable que se exportará al sistema ERP de tu empresa.
El proceso finaliza cuando se cierra el informe. Esto significa que tu informe fue aprobado y finalizado.