Un rapport peut avoir plusieurs statuts qui vous informent sur les étapes restantes pour le traitement de vos dépenses. Ci-dessous une brève explication de tous les statuts possibles d’un rapport.
Un rapport démarre avec le statut ouvert, c'est le statut initial du rapport lorsque vous le créez pour la première fois. Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des dépenses dans ce rapport.
Si votre rapport de dépenses est complet, vous pouvez le soumettre à votre gestionnaire. Vous ne pouvez plus éditer ou modifier les dépenses figurant dans ce rapport. Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez retirer le rapport pour remettre le statut sur "ouvert".
Parfois, un rapport est rejeté, par exemple parce que les mauvais reçus ont été ajoutées. Le rapport est alors ouvert à nouveau afin que vous puissiez corriger les dépenses et le renvoyer.
Si votre rapport est conforme, votre manager l’approuvera. Souvent il y a un deuxième approbateur, c'est pourquoi après la première approbation le rapport obtient le statut 'en cours de traitement'. Le premier approbateur a alors donné son approbation et transmis votre rapport à un deuxième approbateur pour approbation finale.
Lorsque le rapport de dépenses est approuvé. Le statut passera en vert à « approuvé » et sera probablement exporté vers le système financier (logiciel comtpable, ERP etc.) de votre entreprise.
Le processus se termine lorsque votre rapport est clôturé. Cela signifie que votre rapport a été approuvé et traité.