Échange de données via serveur SFTP

Pour synchroniser automatiquement vos données avec votre Administration Declaree, vous pouvez utiliser votre propre compte Exchange Declaree. Grâce à cela, vous pouvez échanger périodiquement des fichiers entre Declaree et votre système existant (ex : personnel, centre de coûts et données de taux de change).

Comment créer un compte SFTP ?

  1. Allez dans 'Administrateur' > 'Compte' > 'Automatisation des données'
  2. Choisissez un nom d’utilisateur pour votre compte.
  3. Entrez l’adresse IP externe à partir de laquelle vous souhaitez vous connecter.
  4. Appuyez sur 'Enregistrer'.

Activer votre clé d'autorisation

  1. Générer la clé Privée/Publique.
  2. Ouvrez votre clé publique dans un éditeur de texte et copiez le contenu.
  3. Puis appuyez sur 'Ajouter une clé' dans Declaree.
  4. Donnez un nom à votre clé et collez la clé publique dans le presse-papiers.
  5. Appuyez sur 'Enregistrer'.

Générer une clé Publique/Privée

  1. Téléchargez 'PuttyGen' et ouvrez-le.
  2. Appuyez sur générer et déplacez la souris sur la case grise jusqu’à ce que 100% du code soit généré.
  3. Appuyez sur 'Enregistrer la clé privée' pour enregistrer la clé privée. Répétez les mêmes étapes pour générer la clé publique.
  4. Déposez la clé publique dans Declaree. 

Générer une clé Publique/Privée sous Linux/ Mac OS X

  1. Ouvrez le Terminal.
  2. Entrez la commande suivante : sh-keygen -t rsa -b 4096 -C "[Votre adresse E-mail]".
  3. Sélectionnez un dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer les clés.
  4. Laissez la 'Passphrase' vide en double-cliquant sur Entrée.
  5. Ajoutez la clé publique (id_rsa.pub) dans Declaree.

Division des fichiers

Un compte SFTP a les divisions de dossiers suivantes que vous pouvez utiliser :

/in

  \--  /users

  \--  /tags 

  \--  /exchange

/out 

  \--  /reports 

 

Dans le dossier / in / *, les données de personnel, de centre de coûts et de taux de change correspondantes peuvent être ajoutées. Assurez-vous que le fichier Excel ou CSV a des noms et au moins les informations dans les tableaux ci-dessous.

Le dossier / out / * place automatiquement les fichiers d'exportation périodiques avec le nom de fichier "Expenses_ [Ymd] .csv" où [Ymd] est l'année, le mois et le jour de l'exportation (par exemple, "Expenses_20170502"). Si, lors de l'exportation, les justificatifs ont également été exportées sous forme de rapports PDF, elles se trouvent dans le dossier /out/reports, avec le nom de fichier [ID] .pdf ', dans lequel [ID] est le numéro de rapport dans Declaree.

Fréquence de Migration des fichiers

Les fichiers placés dans les dossiers / in / * sont automatiquement édités en une minute. Vous pouvez suivre l'état de toutes les importations et exportations dans votre Administration Declaree sous 'Administrateur'> 'Compte'> 'Automatisation des données'.

Validation des données

Le contenu des nouvelles données est automatiquement vérifié. Si des irrégularités sont détectées, par exemple parce que le nombre de lignes est significativement inférieur à celui déjà spécifié dans l'administration de Declaree, un lien vous sera envoyé par e-mail pour examen. Pensez à toujours entrer votre adresse e-mail sous 'Administrateur'> 'Compte'> 'Automatisation des données'> 'Contact technique' votre adresse e-mail actuelle.

 

Format des données sur les employés

Colonne

Requis

Limites

Nom d'utilisateur

Oui

Texte

Initiales

Non

Texte

Prénom

Non

Texte

Préfixe

Non

Texte

Nom de famille

Oui

Texte

E-mail

Oui, Configuration standard

Adresse E-mail valide

Code

Oui

Texte

Manager

Oui, Configuration standard

Nom d'utilisateur Valide

Soumet à

Non

Nom d'utilisateur Valide

Groupes

Non, Configuration standard

Texte, séparé par des virgules

Département

Non, Configuration standard

Valeur de champ valide

 

Format des informations des centres de coûts (tags)

Colonne

Requis

Limites

Nom du projet

Oui

Texte

Code du projet

Oui

Texte

 

Importer plusieurs niveaux de centres de coûts

Si plus d'un niveau de centre de coûts est utilisé, cela peut être référencé dans les détails des centres de coûts. Par exemple, si vous créez un autre niveau "Activité" sous le niveau principal "Projet" et que les activités 1010-Brouillon et 1020-Production relèvent du Projet 1000-Interne, cela peut être inclus des deux manières suivantes dans le fichier Excel.

1. Projets et activités ensemble dans un fichier Excel ou CSV ;

Projets-et-activités.xlsx

Code Nom Code Projet
1000 Client AB  
1010 Conception 1000
1020 Production 1000
2000 Client CD  
2010 Conception 2000
2020 Production 2000

 

2. Projets et activités dans deux fichiers Excel ou CSV distincts ;

Projets.xlsx

Code Projet Nom Projet
1000 Client AB
2000 Client CD

Activités.xlsx

Code Activité Nom Activité Code Projet
1010 Entwurf 1000
1020 Produktion 1000
2010 Entwurf 2000
2020 Produktion 2000