Er zijn 3 verschillende declaratie soorten in Declaree. Er wordt onderscheid gemaakt tussen:
Uitgave (''Reguliere'' declaratie): Hier wordt gerefereerd aan declaraties waarbij een bonnetje of een factuur hoort.
Kilometerdeclaratie*: Dit betekent dat medewerkers de mogelijkheid hebben zakelijk gemaakte kilometers in te dienen en vergoed te krijgen. Het tarief per kilometer wordt ingesteld aan de hand van de richtlijnen van de betreffende organisatie.
Vaste vergoeding*: Een vaste vergoeding betreft een ''eenmalige betaling'' welke een medewerker kan ontvangen. Vergoedingen kunnen een onbelast bedrag bevatten welke kan worden vastgesteld door de organisatie. Voorbeelden van vaste vergoedingen zijn bijvoorbeeld het afronden van een e-learning (een eenmalige betaling als beloning voor de werknemer) of extra uren die een medewerker heeft gemaakt welke uitbetaald moeten worden.
* Deze functionaliteiten zijn niet verplicht en kunnen worden uitgeschakeld door de administrator als deze niet van toepassing zijn voor de betreffende organisatie.
Verschillende mogelijkheden voor het toevoegen van declaraties:
Declaraties kunnen op verschillende manieren worden ingevoerd:
- Smartphone applicatie
- Web omgeving
- Inbox functionaliteit
Hieronder tref je een beknopte uitleg van elke invoer mogelijkheid:
Gebruik van de smartphone applicatie
Begin door de Declaree app te openen en druk op het ''plus'' (+) icoon rechts onderin het scherm. Je kunt nu kiezen uit verschillende opties, afhankelijk van de instellingen van jou organisatie. In deze situatie kan er worden gekozen voor het toevoegen van een bonnetje (nieuwe foto), het kiezen van een bestaande foto of PDF bestand, kilometers of een vergoeding. Je hebt ook de mogelijkheid meerdere foto's te maken en toe te voegen aan een declaratie.
Na het selecteren van een van de mogelijkheden vul je alle velden in en klik je vervolgens op ''bewaar''. Je declaratie staat nu in het declaratieoverzicht.
Gebruik van de web omgeving
Ga naar het declaratie overzicht door in het grijs gekleurde menu aan de linkerzijde op ''Declaraties'' te klikken. Klik vervolgens op ''Nieuwe declaratie''.
Vervolgens kan je kiezen welk type declaratie je wil invoeren. Vul alle verplichte velden en klik op ''Opslaan''. Je declaratie staat nu in het declaratieoverzicht.
Gebruik van de inbox functionaliteit (email)
Wanneer een medewerker een uitgave heeft gedaan en een factuur per e-mail heeft ontvangen, kan hij/zij deze simpelweg doorsturen naar inbox@declaree.com De e-mail moet daarbij wel worden doorgestuurd vanaf het email adres waarmee de betreffende gebruiker inlogt in Declaree. Er wordt een nieuwe declaratie aangemaakt, welke door de medewerker compleet kan worden gemaakt door het toevoegen van de juiste gegevens zoals het totaal bedrag en de categorie.
Let wel, dat wanneer er gebruik wordt gemaakt van de inbox functionaliteit, de declaratie welke door het systeem wordt aangemaakt altijd moet worden gecontroleerd en aangevuld door de medewerker. De OCR is een ondersteunende functionaliteit welke de gebruiker helpt door het inlezen van informatie, maar wel controle behoeft.
Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers geen additionele tekst toevoegen aan het e-mail bericht welke wordt doorgestuurd, zodat het systeem de inhoud en eventuele bijlagen zo accuraat mogelijk kan uitlezen.
Voor het doorsturen van het bericht dient het e-mail adres te worden gebruikt waarmee de medewerker inlogt in Declaree. Daarnaast is het mogelijk een alternatief e-mail adres in te voeren in de gebruikersprofielen, hier kan bijvoorbeeld het privé e-mail adres van de medewerker worden gebruikt. Er kan na invoer ook vanaf het alternatieve e-mail adres worden doorgestuurd naar inbox@declaree.com
Mocht je meer informatie willen over het indienen van declaraties, klik dan hier.