Importeren van creditcardafschriften

Het is ook mogelijk om met Declaree de bewijslast op zakelijke creditcards vast te leggen. En om automatisch transacties met reeds toegevoegde bonnetjes matchen. 

Instellen betaalmiddelen

Voordat je een afschrift kunt uploaden is het belangrijk dat de creditcards bekend zijn in Declaree. Ga naar Beheer > Betaalmiddelen en voeg daar de creditcards toe. Voor het automatisch matchen is het van belang dat de laatste vier cijfers van de kaart in de naam van het betaalmiddel staan. (bijvoorbeeld 'Creditcard 1234). En dat de kaart gekoppeld is aan de juiste gebruiker. Dit doe je door het mailadres toe te voegen in het veld 'medewerker'.

Het laatste wat er moet gebeuren om de instellingen compleet te maken is het aanvinken van de Business rule voor creditcards. Dit doe je bij Beheer > Geavanceerd > Business rules > 'Creditcard uitgaven niet in rapport plaatsen aub. Deze worden later automatisch gekoppeld aan het afschrift.' Deze Business rule zet je op actief.

Afschriften uploaden

Let op

Er kan alleen gematcht worden op declaraties die nog niet in een rapport zitten.

Staan de betaalmiddelen goed ingesteld? Dan kun je de afschriften uploaden. Ga hiervoor naar het rapportenoverzicht. Hier zie je bovenaan de pagina de optie 'nieuw afschrift'.
Kies het type afschrift dat je wilt uploaden, selecteer het juiste bestand en klik op upload. Er wordt nu gekeken of er al bewijslast in het systeem staat die gematcht kan worden met de zojuist geüploade transacties. 

Klik vervolgens rechtsboven op afronden. 

Concepten
Voor alle transacties waar nog geen bewijslast voor toegevoegd was wordt een conceptdeclaratie aangemaakt. 
Info

Een corporate creditcard dient enkel voor zakelijke aankopen. Met een business creditcard kunnen persoonlijke en zakelijke transacties worden gedaan. 

Zie je de optie 'nieuw afschrift' niet staan? Neem dan even contact op via support@declaree.com