Een eigen exportformaat samenstellen

Wil je declaraties exporteren naar een ander boekhoudpakket waar geen webservice koppeling voor is, of wil je de gegevens exporteren naar een Excelbestand voor eigen gedefinieerde overzichten?* Dan kun je een eigen exportformaat aanmaken. 

Ga naar Beheer > Geavanceerd > Exportformaten 

 Klik op toevoegen om een nieuw formaat aan te maken. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien. 

 

In de eerste tab, bestand, kun je het type bestand definiëren (Excel, CSV of XML) en het exportformaat een naam geven. 

 

Instellingen

Afhankelijk van het gekozen type krijg je bij instellingen verschillende opties te zien. Hieronder zie je de mogelijkheden wanneer je voor een CSV bestandstype hebt gekozen. 

Voor CSV kun je vervolgens het gewenste scheidingsteken, decimaal scheidingsteken en het formaat regeleinde instellen. 

Verder kun je ervoor kiezen of je de tekstvelden tussen aanhalingstekens wilt plaatsen (bijvoorbeeld tbv import in een ander systeem). Of je de eerste regel van kolom titels wilt voorzien. En of je een aparte kopregel per rapport wilt hanteren (ten behoeve van bijvoorbeeld een journaalpost). 


Selectie

In het scherm selectie kun je aangeven welke declaraties je wilt meenemen in de export. Als je geen selectie maakt worden alle declaraties geëxporteerd. 

Bij declaratietypen kun je kiezen voor Uitgave (gewone declaratie), Kilometers en/of Vergoeding (alleen vaste vergoedingen). 

Wil je alleen declaraties van een bepaalde categorie exporteren kun je dat in het veld daaronder selecteren. Geef hier aan welke categoriën je wel wilt meenemen in de export. 

Verder heb je nog de mogelijkheid om kilometervergoedingen met een belast en onbelast deel als aparte regels te exporteren. 


Gegevens

In de tab gegevens kun je aangeven welke soort gegevens je uit Declaree wilt exporteren. Je vindt hier alle informatie omtrent declaraties, rapporten en medewerkers die worden vastgelegd in Declaree.

Standaard worden hier veel gebruikte gegevens vooraf geselecteerd. Je kunt aanpassingen doen door aan de linkerkant van iedere rij door middel van het dropdown-menu het type gegevens te selecteren. 

 

Kolommen toevoegen, verwijderen of verplaatsen 

Om een extra kolom toe te voegen klik je onderaan op 'kolom toevoegen'. De nieuwe kolom komt onderaan te staan. 

Wil je een kolom verwijderen? Klik dan op het kruisje aan de rechterkant. 

Om een kolom te verplaatsen kun je de kolom verslepen door de acht puntjes naast het kruisje aan te klikken en te verslepen naar de gewenste positie. 


Exportformaat opslaan en gebruiken 

Wanneer je alles naar wens hebt ingericht kun je het exportformaat opslaan en gebruiken. 

Voor het exporteren van gegevens naar het gewenste formaat selecteer je in het declaratie-of rapportenoverzicht de gewenste gegevens, kies je bovenaan voor exporteren en selecteer je je eigen exportformaat. Het exportbestand wordt dan gedownload.

 

* We kunnen een koppeling maken met de volgende administratieve tools:

QuickBooks - Twinfield - SnelStart - Yuki - e-Boekhouden - Exact Online - Exact Globe - Exact Financials - ADP - Reeleezee - Nmbrs© - 20/20 Vision - JOIN Connect - Dropbox - FTP server - UNIT4 - AFAS - SAP - SalesForce - Oracle - Microsoft Dynamics.