Data uitwisseling met FTP

Gegevens uitwisselen met je administratie in Declaree kan ook met gebruik van een eigen Declaree Exchange account, waar (periodiek) Excel-bestanden kunnen worden uitgewisseld voor bijvoorbeeld personeels-, kostenplaats- of koersgegevens.


Hoe zet ik een SFTP account op?

  1. Je dient hiervoor allereerst naar Beheer > Account > Data uitwisseling te gaan.
  2. Vervolgens kun je een gebruikersnaam voor uw account kiezen.
  3. Daarna kun je het externe IP-adres invoeren van waaruit je de verbinding zult maken.
  4. Tot slot kun je klikken op 'Opslaan'.

Activeer je authenticatie sleutel

  1. Allereerst dien je jouw private / public key te selecteren.
  2. Vervolgens kun je jouw public key openen in een text editor en de inhoud kopiëren.
  3. Daarna kun je drukken op Screen_Shot_2017-03-28_at_14.30.13.png.
  4. Vervolgens kun je jouw sleutel een naam geven en de sleutel uit het klembord toevoegen.
  5. Tot slot dien je op 'Opslaan' te klikken.

Public/private key genereren Windows

  1. Allereerst dien je PuttyGen te downloaden en openen.
  2. Vervolgens kun je klikken op 'Generate' en je muis over het grijze vlak bewegen tot 100% van de code gegenereerd is.
  3. Daarna kun je drukken op 'Save private key' om de private key op te slaan. Je dient hetzelfde te doen voor de public key.
  4. Tot slot dien je de public key toe voegen in Declaree.

Public/private key genereren Linux/Mac OS X

  1. Allereerst dien je een terminal te openen. 
  2. Vervolgens dien je het volgende commando uit te voeren: ssh-keygen -t rsa -b 4096 -C "[uw emailadres]".
  3. Je kunt nu een map kiezen waar je de keys wilt opslaan.
  4. Daarna kun je de passphrase leeg laten door tweemaal op [enter] te drukken.
  5. Tot slot dien je de public key (id_rsa.pub) toe voegen in Declaree.


Bestandsindeling

Een SFTP account kent standaard de volgende mappen indeling, waar u gebruik van kunt maken;

/in
\-- /users
\-- /tags
\-- /exchange
/out
\-- /reports

In de /in/* mappen kunnen respectievelijk de personeels-, kostenplaats- of koersgegevens worden toegevoegd. Let er op dat de Excel- of csv-bestanden koptitels bevatten en tenminste de hieronder uitgeschreven kolommen bevatten.

In de /out map worden eventueel automatisch de periodieke export bestanden geplaatst, met bestandsnaam "Expenses_[Ymd].csv" waar [Ymd] gelijk staat aan het jaartal, maand en dag van de export, bijv. "Expenses_20030502.csv". Mocht bij de export ook de bewijslast in de vorm van een PDF-rapport worden geëxporteerd, zullen deze in de /out/reports map verschijnen met bestandsnaam "[ID].pdf", waar [ID] gelijk staat aan het unieke rapport-nummer in Declaree.


Frequentie migratie bestanden

Bestanden die in de /in mappen worden geplaatst worden automatisch binnen een minuut verwerkt. De status van de import kun je volgen in de 'Import geschiedenis' in het Beheer > Account > Data uitwisseling scherm.

 

Gegevensvalidatie

Nieuwe bestanden worden automatisch op inhoud gecontroleerd. Mochten er onregelmatigheden worden ontdekt, bijvoorbeeld omdat het aantal regels significant kleiner is dan reeds bekend in de administratie, wordt ter verificatie een link verzonden per email. Daarom dien je altijd onder 'Technisch contact' een geldig e-mailadres in te vullen, zodat je deze verificatie mails ontvangt. Na verificatie zal het bestand dan alsnog worden verwerkt.

 

Formaat personeelsgegevens

Type: Excel of CSV (UTF-8 encoded)
(Gebruik voor CSV de Unix line-endings en punt-komma als kolom scheidingsteken.)

Kolom Verplicht Restricties
Username Ja Tekst
Voorletters Nee Tekst
Voornaam Nee Tekst
Voorvoegsel Nee Tekst
Achternaam Ja Tekst
Email Ja, standaard setup Geldig email adres
Code Yes Tekst
Manager Ja, standaard setup Geldige username
Stuurt door aan No Geldige username
Groepen Nee, standaard setup Tekst, komma-gescheiden
Afdeling Nee, standaard setup Geldig eigen veld waarde

 

Formaat kostenplaatsgegevens (tags).

Type: Excel of CSV (UTF-8 encoded)
(Gebruik voor CSV de Unix line-endings en punt-komma als kolom scheidingsteken.)

Kolom Verplicht Ristricties
Project Naam Ja Tekst
Project Code Ja Tekst

 

Meerdere kostenplaats niveau's uploaden.

Als er meerdere niveaus gebruikt worden, kan hier naar gerefereerd worden in de kostenplaatsgegevens. Als er bijvoorbeeld sprake is van een niveau 'Activiteit' onder 'Project' en activiteit 1010 - Ontwerp en 1020 - Productie valt onder project 1000 - Intern, dan kan dat op twee manieren worden opgenomen in het Excel-bestand:

1. Projecten en activiteiten in één Excel of CSV-bestand

Projecten-en-Activiteiten.xlsx

Code Naam Project Code
1000 Intern  
1010 Ontwerp 1000
1020 Productie 1000
2000 Dubai  
2010 Ontwerp 2000
2020 Productie 2000

 

2. Projecten en activiteiten in twee losse Excel of CSV-bestanden;

Projecten.xlsx

Project Code Project Naam
1000 Intern
2000 Dubai

Activiteiten.xlsx

Activiteit Code Activiteit Naam Project Code
1010 Ontwerp 1000
1020 Productie 1000
2010 Ontwerp 2000
2020 Productie 2000