Data uitwisseling met FTP

Gegevens uitwisselen met je administratie in Declaree kan ook met gebruik van een eigen Declaree Exchange account, waar (periodiek) Excel-bestanden kunnen worden uitgewisseld voor bijvoorbeeld personeels-, kostenplaats- of koersgegevens.


Hoe zet ik een SFTP account op?

  1. Ga naar Beheer > Account > Data uitwisseling
  2. Kies een gebruikersnaam voor uw account
  3. Voer het externe IP-adres in van waaruit u de verbinding zult maken.
  4. Druk op [opslaan]

Activeer uw authenticatie sleutel

  1. Genereer uw private/public key
  2. Open uw public key in een text editor en kopieer de inhoud
  3. Druk op Screen_Shot_2017-03-28_at_14.30.13.png
  4. Geef uw sleutel een naam en voeg de sleutel to uit het klembord
  5. Druk op [opslaan]

Public/private key genereren Windows

  1. Download en open PuttyGen
  2. Druk "generate" en beweeg je muis over het grijze vlak tot 100% van de code gegenereerd is.
  3. Druk op "save private key" op de private key op te slaan, en doe hetzelfde voor de public key.
  4. Voeg de public key toe in Declaree

Public/private key genereren Linux/Mac OS X

  1. Open een terminal
  2. Voer het volgende commando uit: ssh-keygen -t rsa -b 4096 -C "[uw emailadres]"
  3. Kies een map waar je de keys wilt opslaan
  4. Laat passphrase leeg door twee maal op [enter] te drukken.
  5. Voeg de public key (id_rsa.pub) toe in Declaree.


Bestandsindeling

Een SFTP account kent standaard de volgende mappen indeling, waar u gebruik van kunt maken;

/in
\-- /users
\-- /tags
\-- /exchange
/out
\-- /reports

In de /in/* mappen kunnen respectievelijk de personeels-, kostenplaats- of koersgegevens worden toegevoegd. Let er op dat de Excel- of csv-bestanden koptitels bevatten en tenminste de hieronder uitgeschreven kolommen bevatten.

In de /out map worden eventueel automatisch de periodieke export bestanden geplaatst, met bestandsnaam "Expenses_[Ymd].csv" waar [Ymd] gelijk staat aan het jaartal, maand en dag van de export, bijv. "Expenses_20030502.csv". Mocht bij de export ook de bewijslast in de vorm van een PDF-rapport worden geëxporteerd, zullen deze in de /out/reports map verschijnen met bestandsnaam "[ID].pdf", waar [ID] gelijk staat aan het unieke rapport-nummer in Declaree.


Frequentie migratie bestanden

Bestanden die in de /in mappen worden geplaatst worden automatisch binnen een minuut verwerkt. De status van de import kunt u volgen in de "Import geschiedenis" in het Beheer > Account > Data uitwisseling scherm.

 

Gegevensvalidatie

Nieuwe bestanden worden automatisch op inhoud gecontroleerd. Mochten er onregelmatigheden worden ontdekt, bijvoorbeeld omdat het aantal regels significant kleiner is dan reeds bekend in de administratie, wordt ter verificatie een link verzonden per email. Vul daarom altijd onder "Technisch contact" een geldig e-mailadres in, zodat u deze verificatie mails ontvangt. Na verificatie zal het bestand dan alsnog worden verwerkt.

 

Formaat personeelsgegevens

Type: Excel of CSV (UTF-8 encoded)
(Gebruik voor CSV de Unix line-endings en punt-komma als kolom scheidingsteken.)

Kolom Verplicht Restricties
Username Ja Tekst
Voorletters Nee Tekst
Voornaam Nee Tekst
Voorvoegsel Nee Tekst
Achternaam Ja Tekst
Email Ja, standaard setup Geldig email adres
Code Yes Tekst
Manager Ja, standaard setup Geldige username
Stuurt door aan No Geldige username
Groepen Nee, standaard setup Tekst, komma-gescheiden
Afdeling Nee, standaard setup Geldig eigen veld waarde

 

Formaat kostenplaatsgegevens (tags).

Type: Excel of CSV (UTF-8 encoded)
(Gebruik voor CSV de Unix line-endings en punt-komma als kolom scheidingsteken.)

Kolom Verplicht Ristricties
Project Naam Ja Tekst
Project Code Ja Tekst

 

Meerdere kostenplaats niveau's uploaden.

Als er meerdere niveau's gebruikt worden, kan hier naar gerefereerd worden in de kostenplaatsgegevens. Als er bijvoorbeeld sprake is van een niveau "Activiteit" onder "Project" en activiteit 10 - Ontwerp valt onder project code XYZ - Intern, kan dat als volgt worden opgenomen in het Excel-bestand.

Project Code Activiteit Code Activiteit Naam
XYZ 10 Ontwerp