Gegevens uitwisselen met je administratie in Declaree kan ook met gebruik van een eigen Declaree Exchange account, waar (periodiek) Excel-bestanden kunnen worden uitgewisseld voor bijvoorbeeld personeels-, kostenplaats- of koersgegevens.
Hoe zet ik een SFTP account op?
- Je dient hiervoor allereerst naar Beheer > Account > Data uitwisseling te gaan.
- Vervolgens kun je een gebruikersnaam voor uw account kiezen.
- Daarna kun je het externe IP-adres invoeren van waaruit je de verbinding zult maken.
- Tot slot kun je klikken op 'Opslaan'.
Activeer je authenticatie sleutel
- Allereerst dien je jouw private / public key te selecteren.
- Vervolgens kun je jouw public key openen in een text editor en de inhoud kopiëren.
- Daarna kun je drukken op
. - Vervolgens kun je jouw sleutel een naam geven en de sleutel uit het klembord toevoegen.
- Tot slot dien je op 'Opslaan' te klikken.
Public/private key genereren Windows
- Allereerst dien je PuttyGen te downloaden en openen.
- Vervolgens kun je klikken op 'Generate' en je muis over het grijze vlak bewegen tot 100% van de code gegenereerd is.
- Daarna kun je drukken op 'Save private key' om de private key op te slaan. Je dient hetzelfde te doen voor de public key.
- Tot slot dien je de public key toe voegen in Declaree.
Public/private key genereren Linux/Mac OS X
- Allereerst dien je een terminal te openen.
- Vervolgens dien je het volgende commando uit te voeren: ssh-keygen -t rsa -b 4096 -C "[uw emailadres]".
- Je kunt nu een map kiezen waar je de keys wilt opslaan.
- Daarna kun je de passphrase leeg laten door tweemaal op [enter] te drukken.
- Tot slot dien je de public key (id_rsa.pub) toe voegen in Declaree.
Bestandsindeling
Een SFTP account kent standaard de volgende mappen indeling, waar u gebruik van kunt maken;
/in
\-- /users
\-- /tags
\-- /exchange
/out
\-- /reports
In de /in/* mappen kunnen respectievelijk de personeels-, kostenplaats- of koersgegevens worden toegevoegd. Let er op dat de Excel- of csv-bestanden koptitels bevatten en tenminste de hieronder uitgeschreven kolommen bevatten.
In de /out map worden eventueel automatisch de periodieke export bestanden geplaatst, met bestandsnaam "Expenses_[Ymd].csv" waar [Ymd] gelijk staat aan het jaartal, maand en dag van de export, bijv. "Expenses_20030502.csv". Mocht bij de export ook de bewijslast in de vorm van een PDF-rapport worden geëxporteerd, zullen deze in de /out/reports map verschijnen met bestandsnaam "[ID].pdf", waar [ID] gelijk staat aan het unieke rapport-nummer in Declaree.
Frequentie migratie bestanden
Bestanden die in de /in mappen worden geplaatst worden automatisch binnen een minuut verwerkt. De status van de import kun je volgen in de 'Import geschiedenis' in het Beheer > Account > Data uitwisseling scherm.
Gegevensvalidatie
Nieuwe bestanden worden automatisch op inhoud gecontroleerd. Mochten er onregelmatigheden worden ontdekt, bijvoorbeeld omdat het aantal regels significant kleiner is dan reeds bekend in de administratie, wordt ter verificatie een link verzonden per email. Daarom dien je altijd onder 'Technisch contact' een geldig e-mailadres in te vullen, zodat je deze verificatie mails ontvangt. Na verificatie zal het bestand dan alsnog worden verwerkt.
Formaat personeelsgegevens
Type: Excel of CSV (UTF-8 encoded)
(Gebruik voor CSV de Unix line-endings en punt-komma als kolom scheidingsteken.)
| Kolom | Verplicht | Restricties |
| Username | Ja | Tekst |
| Voorletters | Nee | Tekst |
| Voornaam | Nee | Tekst |
| Voorvoegsel | Nee | Tekst |
| Achternaam | Ja | Tekst |
| Ja, standaard setup | Geldig email adres | |
| Code | Yes | Tekst |
| Manager | Ja, standaard setup | Geldige username |
| Stuurt door aan | No | Geldige username |
| Groepen | Nee, standaard setup | Tekst, komma-gescheiden |
| Afdeling | Nee, standaard setup | Geldig eigen veld waarde |
Formaat kostenplaatsgegevens (tags).
Type: Excel of CSV (UTF-8 encoded)
(Gebruik voor CSV de Unix line-endings en punt-komma als kolom scheidingsteken.)
| Kolom | Verplicht | Ristricties |
| Project Naam | Ja | Tekst |
| Project Code | Ja | Tekst |
Meerdere kostenplaats niveau's uploaden.
Als er meerdere niveaus gebruikt worden, kan hier naar gerefereerd worden in de kostenplaatsgegevens. Als er bijvoorbeeld sprake is van een niveau 'Activiteit' onder 'Project' en activiteit 1010 - Ontwerp en 1020 - Productie valt onder project 1000 - Intern, dan kan dat op twee manieren worden opgenomen in het Excel-bestand:
1. Projecten en activiteiten in één Excel of CSV-bestand
Projecten-en-Activiteiten.xlsx
| Code | Naam | Project Code |
| 1000 | Intern | |
| 1010 | Ontwerp | 1000 |
| 1020 | Productie | 1000 |
| 2000 | Dubai | |
| 2010 | Ontwerp | 2000 |
| 2020 | Productie | 2000 |
2. Projecten en activiteiten in twee losse Excel of CSV-bestanden;
Projecten.xlsx
| Project Code | Project Naam |
| 1000 | Intern |
| 2000 | Dubai |
Activiteiten.xlsx
| Activiteit Code | Activiteit Naam | Project Code |
| 1010 | Ontwerp | 1000 |
| 1020 | Productie | 1000 |
| 2010 | Ontwerp | 2000 |
| 2020 | Productie | 2000 |