Gegevens uitwisselen met je administratie in Declaree kan ook met gebruik van een eigen Declaree Exchange account, waar (periodiek) bestanden kunnen worden uitgewisseld voor bijvoorbeeld goedgekeurde declaraties of personeels-, kostenplaats- of koersgegevens.
Hoe zet ik een SFTP account op?
Voor Windows gebruikers:
De eerste is is een key generator te downloaden. Wij adviseren om gebruik te maken van PuttyGen. Deze kun je hier vinden: http://www.putty.org/ klik op ‘You can download PuTTY here”. Scoll een beetje naar beneden en onder het kopje ‘Alternative binary files vind je het voglende:
Open Puttygen klik op Generate. Beweeg met de cursor tot de balk vol is.
Klik op Save Public key. Geef het bestand een naam b.v. FTP public key. Klik daarna op Save Private Key en noem het bestand b.v. FTP private key.
Let op: genereer geen andere key in de tussen tijd.
Nadat je beide key’s heb opgeslagen, open Public key in kladblok:
Vervolgens verwijder je hetvolgende:
---- BEGIN SSH2 PUBLIC KEY ----
Comment: "rsa-key-20220523"
---- END SSH2 PUBLIC KEY ----
Het bestand ziet er dan als volgt uit:
Vervolgens voeg je ssh-rsa toe aan het begin en dient alles op 1 regel te komen (door alle ‘enters’ te verwijderen). Het ziet er dan als volgt uit:
Sla het bestand op.
Voor Apple/Linux gebruikers:
- Open een terminal
- Voer het commando: ssh-keygen -t rsa -b 4096 -C "[uw emailadres]" uit
- Je kunt nu een map kiezen waar je de keys wilt opslaan.
- Daarna kun je de passphrase leeg laten door tweemaal op [enter] te drukken.
- Tot slot voeg je de public key (id_rsa.pub) toe in Declaree.
Verbinden
Nu gaan we naar Declaree.
Ga naar Instellingen – Import & Export – FTP account je ziet het volgende:
Noteer alvast FTP account en Hostname. Deze hebben wij zo nodig. Upload de public key door op ‘Choose file’ te klikken. Vervolgens selecteer je de public key die je net heb geopslagen.
Er is een programma nodig om verbinding te maken met de FTP server. Wij adviseren Filezilla. Deze kun je hier vinden: https://filezilla-project.org/download.php?show_all=1
Nadat deze is gedownload en geinstalleerd open FileZillaKlik op het icoontje onder ‘File’:
Klik op New site:
De instellingen zouden als volgt moeten zijn:
Protocol: Selecteer SFTP
Host: ftp.declaree.com of ftp.declaree.de (Dit verschilt per administratie, deze informatie kan je vinden onder Instellingen – Import & Export – FTP account in Declaree)
Port: 22
Logon Type: Key file
User: Deze informatie kan je vinden onder Instellingen – Import & Export – FTP account in Declaree
Key file: Upload de private key die je eerder heb opgeslagen.
Je kunt nu verbinden.
Bestandsindeling
Een SFTP account kent standaard de volgende mappen indeling, waar u gebruik van kunt maken;
/in
\-- /users
\-- /tags
\-- /exchange
\-- /transactions
/out
\-- /reports
In de /in/* mappen kunnen respectievelijk de personeels-, kostenplaats- of koersgegevens worden toegevoegd. Let er op dat de Excel- of csv-bestanden koptitels bevatten en tenminste de hieronder uitgeschreven kolommen bevatten.
In de /out map worden eventueel automatisch de periodieke export bestanden geplaatst, met bestandsnaam "Expenses_[Ymd].csv" waar [Ymd] gelijk staat aan het jaartal, maand en dag van de export, bijv. "Expenses_20030502.csv". Mocht bij de export ook de bewijslast in de vorm van een PDF-rapport worden geëxporteerd, zullen deze in de /out/reports map verschijnen met bestandsnaam "[ID].pdf", waar [ID] gelijk staat aan het unieke rapport-nummer in Declaree.
Frequentie migratie bestanden
Bestanden die in de /in mappen worden geplaatst worden automatisch binnen een minuut verwerkt. De status van de import kun je volgen in de 'Import geschiedenis' in het Beheer > Account > Data uitwisseling scherm.
Gegevensvalidatie
Nieuwe bestanden worden automatisch op inhoud gecontroleerd. Mochten er onregelmatigheden worden ontdekt, bijvoorbeeld omdat het aantal regels significant kleiner is dan reeds bekend in de administratie, wordt ter verificatie een link verzonden per email. Daarom dien je altijd onder 'Technisch contact' een geldig e-mailadres in te vullen, zodat je deze verificatie mails ontvangt. Na verificatie zal het bestand dan alsnog worden verwerkt.
Formaat personeelsgegevens
Type: Excel of CSV (UTF-8 encoded)
(Gebruik voor CSV de Unix line-endings en punt-komma als kolom scheidingsteken.)
| Kolom | Verplicht | Restricties |
| Username | Ja | Tekst |
| Voorletters | Nee | Tekst |
| Voornaam | Nee | Tekst |
| Voorvoegsel | Nee | Tekst |
| Achternaam | Ja | Tekst |
| Ja, standaard setup | Geldig email adres | |
| Code | Yes | Tekst |
| Manager | Ja, standaard setup | Geldige username |
| Stuurt door aan | No | Geldige username |
| Groepen | Nee, standaard setup | Tekst, komma-gescheiden |
| Afdeling | Nee, standaard setup | Geldig eigen veld waarde |
Formaat kostenplaatsgegevens (tags).
Type: Excel of CSV (UTF-8 encoded)
(Gebruik voor CSV de Unix line-endings en punt-komma als kolom scheidingsteken.)
| Kolom | Verplicht | Ristricties |
| Project Naam | Ja | Tekst |
| Project Code | Ja | Tekst |
Meerdere kostenplaats niveau's uploaden.
Als er meerdere niveaus gebruikt worden, kan hier naar gerefereerd worden in de kostenplaatsgegevens. Als er bijvoorbeeld sprake is van een niveau 'Activiteit' onder 'Project' en activiteit 1010 - Ontwerp en 1020 - Productie valt onder project 1000 - Intern, dan kan dat op twee manieren worden opgenomen in het Excel-bestand:
1. Projecten en activiteiten in één Excel of CSV-bestand
Projecten-en-Activiteiten.xlsx
| Code | Naam | Project Code |
| 1000 | Intern | |
| 1010 | Ontwerp | 1000 |
| 1020 | Productie | 1000 |
| 2000 | Dubai | |
| 2010 | Ontwerp | 2000 |
| 2020 | Productie | 2000 |
2. Projecten en activiteiten in twee losse Excel of CSV-bestanden;
Projecten.xlsx
| Project Code | Project Naam |
| 1000 | Intern |
| 2000 | Dubai |
Activiteiten.xlsx
| Activiteit Code | Activiteit Naam | Project Code |
| 1010 | Ontwerp | 1000 |
| 1020 | Productie | 1000 |
| 2010 | Ontwerp | 2000 |
| 2020 | Productie | 2000 |