Gegevens uitwisselen met je administratie in Declaree kan ook met gebruik van een eigen Declaree Exchange account, waar (periodiek) Excel-bestanden kunnen worden uitgewisseld voor bijvoorbeeld personeels-, kostenplaats- of koersgegevens.
Hoe zet ik een SFTP account op?
- Ga naar Beheer > Account > Data uitwisseling
- Kies een gebruikersnaam voor uw account
- Voer het externe IP-adres in van waaruit u de verbinding zult maken.
- Druk op [opslaan]
Activeer uw authenticatie sleutel
- Genereer uw private/public key
- Open uw public key in een text editor en kopieer de inhoud
- Druk op
- Geef uw sleutel een naam en voeg de sleutel to uit het klembord
- Druk op [opslaan]
Public/private key genereren Windows
- Download en open PuttyGen
- Druk "generate" en beweeg je muis over het grijze vlak tot 100% van de code gegenereerd is.
- Druk op "save private key" op de private key op te slaan, en doe hetzelfde voor de public key.
- Voeg de public key toe in Declaree
Public/private key genereren Linux/Mac OS X
- Open een terminal
- Voer het volgende commando uit: ssh-keygen -t rsa -b 4096 -C "[uw emailadres]"
- Kies een map waar je de keys wilt opslaan
- Laat passphrase leeg door twee maal op [enter] te drukken.
- Voeg de public key (id_rsa.pub) toe in Declaree.
Bestandsindeling
Een SFTP account kent standaard de volgende mappen indeling, waar u gebruik van kunt maken;
/in
\-- /users
\-- /tags
\-- /exchange
/out
\-- /reports
In de /in/* mappen kunnen respectievelijk de personeels-, kostenplaats- of koersgegevens worden toegevoegd. Let er op dat de Excel- of csv-bestanden koptitels bevatten en tenminste de hieronder uitgeschreven kolommen bevatten.
In de /out map worden eventueel automatisch de periodieke export bestanden geplaatst, met bestandsnaam "Expenses_[Ymd].csv" waar [Ymd] gelijk staat aan het jaartal, maand en dag van de export, bijv. "Expenses_20030502.csv". Mocht bij de export ook de bewijslast in de vorm van een PDF-rapport worden geëxporteerd, zullen deze in de /out/reports map verschijnen met bestandsnaam "[ID].pdf", waar [ID] gelijk staat aan het unieke rapport-nummer in Declaree.
Frequentie migratie bestanden
Bestanden die in de /in mappen worden geplaatst worden automatisch binnen een minuut verwerkt. De status van de import kunt u volgen in de "Import geschiedenis" in het Beheer > Account > Data uitwisseling scherm.
Gegevensvalidatie
Nieuwe bestanden worden automatisch op inhoud gecontroleerd. Mochten er onregelmatigheden worden ontdekt, bijvoorbeeld omdat het aantal regels significant kleiner is dan reeds bekend in de administratie, wordt ter verificatie een link verzonden per email. Vul daarom altijd onder "Technisch contact" een geldig e-mailadres in, zodat u deze verificatie mails ontvangt. Na verificatie zal het bestand dan alsnog worden verwerkt.
Formaat personeelsgegevens
Type: Excel of CSV (UTF-8 encoded)
(Gebruik voor CSV de Unix line-endings en punt-komma als kolom scheidingsteken.)
| Kolom | Verplicht | Restricties |
| Username | Ja | Tekst |
| Voorletters | Nee | Tekst |
| Voornaam | Nee | Tekst |
| Voorvoegsel | Nee | Tekst |
| Achternaam | Ja | Tekst |
| Ja, standaard setup | Geldig email adres | |
| Code | Yes | Tekst |
| Manager | Ja, standaard setup | Geldige username |
| Stuurt door aan | No | Geldige username |
| Groepen | Nee, standaard setup | Tekst, komma-gescheiden |
| Afdeling | Nee, standaard setup | Geldig eigen veld waarde |
Formaat kostenplaatsgegevens (tags).
Type: Excel of CSV (UTF-8 encoded)
(Gebruik voor CSV de Unix line-endings en punt-komma als kolom scheidingsteken.)
| Kolom | Verplicht | Ristricties |
| Project Naam | Ja | Tekst |
| Project Code | Ja | Tekst |
Meerdere kostenplaats niveau's uploaden.
Als er meerdere niveau's gebruikt worden, kan hier naar gerefereerd worden in de kostenplaatsgegevens. Als er bijvoorbeeld sprake is van een niveau "Activiteit" onder "Project" en activiteit 10 - Ontwerp valt onder project code XYZ - Intern, kan dat als volgt worden opgenomen in het Excel-bestand.
| Project Code | Activiteit Code | Activiteit Naam |
| XYZ | 10 | Ontwerp |