Wat leuk dat je Declaree gaat gebruiken! Declaree is eenvoudig zelf in te richten. Volg deze stapsgewijze handleiding voor een goede basisinrichting van jouw account.
Om te beginnen log je in met een account met beheerdersrechten.
Inloggen als beheerder
Als je het account hebt aangemaakt, ben je automatisch beheerder, hierdoor is naast “Declaraties” en “Rapporten” ook “Beheer” zichtbaar in het menu. Via het beheer kun je alle instellingen beheren en dus ook het account volledig naar wens inrichten.
1. Gebruikers
Wanneer je op Beheer klikt, kom je direct terecht bij het gebruikersmenu. Hier kun je gebruikers eenvoudig toevoegen, bewerken en uiteindelijk kun je ook hier vanuit je collega’s uitnodigen om Declaree te gaan gebruiken.
Gebruikers toevoegen
Gebruik de oranje knop toevoegen om een enkele gebruiker toe te voegen, wil je meerdere mensen tegelijk toevoegen? Gebruik dan de Excel-upload. Gebruik de knop "download"om de huidige gebruikers en alle gebruikte velden in een Excel bestand te downloaden. In dit bestand kun je vervolgens nieuwe gebruikers en gegevens toevoegen. Gebruik de knop uploaden om het bestand weer in Declaree te laden. Nieuwe gebruikers worden dan automatisch toegevoegd.
Verplichte velden
Een aantal gebruikersvelden zijn verplicht om een gebruiker aan te kunnen maken: Voornaam, achternaam, e-mailadres. Voor een goede werking van Declaree heb je nog een aantal velden nodig waaronder code (om een link naar je financiële pakket te leggen) en manager (zodat declaraties bij de juiste persoon worden ingediend).
Een uitgebreider artikel over het gebruikersbeheer vind je hier
2. Categorieën
Klik door naar categorieën om de kostensoorten aan te maken waarin je medewerkers declaraties wilt laten onderbrengen. In het code veld kan het grootboekrekeningnummer gezet worden. Op deze manier kunnen medewerkers direct de kosten op de juiste grootboekrekening zetten zonder dat zij deze nummers hoeven te weten. Zorg voor een duidelijke omschrijving per categorie om het kiezen van de juiste categorie bij een uitgave zo makkelijk mogelijk te maken.
Categorieën wijzigen en toevoegen
Het wijzigen en toevoegen van categorieën werkt hetzelfde als bij gebruikers, klik op de naam van een categorie om deze te bewerken, of gebruik de knop toevoegen of de upload voor het toevoegen van nieuwe categorieën.
Gebruik het veld "uitleg" om verder aan de medewerker duidelijk te maken voor welke soorten uitgaven de categorie geschikt is. Vergeet niet om de code (grootboekrekening) in te vullen ten behoeve van de export richting het financiële pakket om de kosten goed te kunnen boeken. Je kunt per categorie aangeven of er een vast btw tarief voor geldt, door hier iets in te vullen worden declaraties in deze categorie automatisch voorzien van dit btw percentage zodat de medewerker dit niet meer zelf hoeft in te vullen.
3. Kostenplaatsen (optioneel)
Waar gebruikers en categorieën altijd benodigd zijn voor een gestroomlijnd declaratieproces, zijn kostenplaatsen optioneel te gebruiken. Deze module is dan ook eenvoudig in- of uit te schakelen met het vinkje onderaan de pagina. Toevoegen en beheren werkt wederom hetzelfde als bij de voorgaande onderdelen.
De kostenplaatsmodule van Declaree is erg flexibel, zo kunnen er extra niveaus worden toegevoegd, hoe dit precies werkt lees je hier.
4. BTW-tarieven
Vul bij BTW-tarieven de te gebruiken btw-tarieven in en voorzie deze van de corresponderende btw-codes uit het boekhoudpakket. Indien er geen gebruik gemaakt wordt van een webservicekoppeling met Exact Online of Twinfield kan je indien gewenst de btw-module aanzetten, wederom met het vinkje onderaan de pagina.
5.Kilometerdeclaraties
Bij het instellen van kilometerdeclaraties heb je verschillende opties, het is hier ook mogelijk de module in- of uit te schakelen. Verder kun je eigen tarieven toevoegen en aangeven of Declaree altijd de snelste (realtime) route of de kortste route.
6. Koppelen met boekhoudpakket
Nadat in Declaree declaraties zijn vastgelegd en goedgekeurd zijn door de verantwoordelijke manager, wil je deze natuurlijk exporteren en boeken in boekhoudpakket. Hier zijn verschillende opties voor. Ga naar Beheer> Account > verbindingen om te kijken of er een standaard koppeling voor jouw programma beschikbaar is. Hier kun je deze dan ook direct instellen.
Uitgebreidere handleidingen zijn beschikbaar voor de webservicekoppelingen met:
e-boekhouden.nl
Exact Online
Twinfield
Staat jouw software er niet tussen? Gebruik dan de exportformatenmodule om een exportformaat samen te stellen wat wel precies bij jouw wensen past. Vind hier een uitgebreider artikel over het maken van Exportformaten.
7. Geavanceerde instellingen
Naast bovenstaande standaardsetup heeft Declaree nog veel meer mogelijkheden, bijvoorbeeld importeren van creditcardafschriften, eigen velden en gebruik van sub-projecten.
8. Van start
Als alles is ingericht staat er niks meer in de weg voor de ingebruikname van Declaree. Het is verstandig om je medewerkers van tevoren in te lichten over het gebruik. Er zijn ook handige instructie's en video's beschikbaar voor medewerkers en managers die je van tevoren alvast kunt verspreiden.
De video's zijn beschikbaar via deze link: https://vimeopro.com/declaree/nl
Verder kunnen de onderstaande artikelen ook van pas komen:
Voor Declaranten:
2. Kilometerdeclaraties toevoegen
3. Declaraties bundelen in een rapport
4. Een rapport indienen
Voor Managers:
2. Een losse declaratie afkeuren
Deze informatie kun je opnemen in de communicatie naar de medewerkers toe voorafgaande aan de livegang.
Daarna kun je medewerkers vanuit Declaree een uitnodiging sturen waarmee ze kunnen inloggen in de smartphone apps. Dit doe je door in het beheer naar de gebruikerspagina te gaan, en de medewerkers door middel van de checkboxes te selecteren. Bovenaan het scherm wordt dan een knop "uitnodigen" zichtbaar, wanneer je deze aanklikt wordt er naar alle medewerkers een e-mail gestuurd met daarin een link waarmee ze hun eigen wachtwoord kunnen creëren.
De smartphone apps zijn beschikbaar via de App Store en Google Play en zijn direct vindbaar door "Declaree" in de zoekbalk te typen.