Quick Start Guide Medewerker

1. Uitnodiging accepteren en inloggen op de apps 

De makkelijkste manier om te declareren is via de smartphone app. Je kunt ook via je pc declaraties indienen, dit wordt in hoofdstuk 2.3 toegelicht. Er zijn apps beschikbaar voor Android en iPhone toestellen. Via e-mail ontvang je een uitnodiging van Declaree. Klik op accepteren om je account te activeren. Je kunt nu een wachtwoord aanmaken waarmee je straks ook in de apps kunt inloggen.

1.1 Inloggen Smartphone

  1. Ga naar de App Store op of Play store en zoek naar “Declaree”.
  2. Installeer de Declaree app.
  3. Open de Declaree app, klik op Inloggen, vul je e-mailadres in en het eerder ingestelde wachtwoord en klik op Inloggen. Let op dat de Server (bovenaan) op het juiste land staat ingesteld.
  4. Je bent nu succesvol ingelogd in de app. In principe hoef je maar één keer in te loggen, je inloggegevens worden door de app onthouden.

 

2. Declaratie toevoegen 

Nu je bent ingelogd kun je declaraties invoeren.

2.1 Smartphone

1. Declaratie aanmaken

Op de iPhone zie je een grote oranje balk met nieuwe declaratie, op android toestellen gebruik je het plusje rechtsonder. Klik hierop en maak een keuze tussen de verschillende declaratie-types; bijvoorbeeld om een foto te maken van een bon. Je kunt vervolgens een foto van de bon nemen, of kiezen uit de foto-bibliotheek op je iPhone om een eerder gemaakte foto te gebruiken.

  • Vul de foto aan met de gevraagde additionele informatie en sla de declaratie op. Als OCR ingeschakeld is, controleer dan of de valuta, het bedrag, de datum en de btw-tarieven correct zijn overgenomen.
  • Let op: Als je een project moet invoeren, dien je het nummer of de naam van het project in te typen, dan gaat de app zoeken en kun je het juiste project selecteren. Weet je niet het volledige nummer of de naam van het project dan kun je een deel van het nummer of de naam intypen.
  • Het is mogelijk om een declaratie direct in een Rapport op te slaan, maar dit is optioneel. Als je geen nieuw Rapport selecteert of aanmaakt, wordt de declaratie opgeslagen in het Declaraties overzicht (de 'losse declaraties').
  • Hier kan je meer informatie vinden.
    QSG_Decl_iphone.JPGQSG_Decl_android.JPG

2. Declaraties aan een rapport toevoegen

Om declaraties in te dienen moet je deze bundelen in een rapport. Om een rapport aan te maken ga je naar het rapportoverzicht (knop “Rapporten” onderin). Voeg een nieuw rapport toe door op het plusje rechtsboven te klikken. Voeg aan het rapport de declaraties toe door op het plusje rechtsonder te klikken en sla het rapport op.

3. Rapport indienen

Aan het eind van de maand je declaraties indienen? Kies het rapport wat je wilt indienen, controleer of alle declaraties erin staan en druk op het upload icoontje rechts bovenin om het rapport in te dienen.
QSG_Rapp_iphone.JPG
De status van het rapport verandert van open naar ingediend.

4. Status van een rapport

Naarmate de workflow van een rapport zich voltooit verandert de status van je rapport. Zo kun je zien wanneer een rapport is goedgekeurd en wanneer een rapport verwerkt is in de administratie. Hier kan je meer informatie vinden.

 

2.3    PC

Ook via je PC kun  je een declaratie indienen. Je bonnen moeten dan worden gescand of gemaild naar jezelf. Voor iedere bon maak je een aparte declaratie aan.

Ga naar www.declaree.nl en kies rechtsboven voor Log In. Log in met je gegevens.

 

1. Declaratie aanmaken

Gebruik de knop nieuwe declaratie om een declaratie toe te voegen. Als je hierop klikt en dan op bonnetje toevoegen klikt, kom je in een nieuwe declaratie.

2020-04-29_14_26_28-Declaree___De_beste_manier_om_te_declareren.png

  • Hier kun je een foto of pdf als bestand toevoegen aan de declaratie. Je kan de foto of PDF ook naar het upload scherm slepen.
  • Vul de declaratie aan met de bijbehorende informatie en sla de declaratie op.
  • Let op; Als je een project moet invoeren, dien je het nummer of de naam van het project in te typen, dan gaat de app zoeken en kun je het juiste project selecteren. Weet je niet het volledige nummer of de naam van het project dan kun je een deel van het nummer of de naam intypen.
  • De declaratie is nu terug te vinden in het Declaratie-overzicht onder het kopje Declaraties aan de linkerkant.
  • Hier kan je meer informatie vinden.

Zie ook de video instructie voor het toevoegen van een declaratie

2020-04-29_14_27_48-Declaree___De_beste_manier_om_te_declareren.png

2. Declaraties aan een rapport toevoegen

Om declaraties in te dienen moet je deze bundelen in een rapport. Ga hiervoor naar de knop in de linkerbalk ‘Rapporten’ en klik hierop.

Voeg een nieuw rapport toe door op de knop Nieuw rapport te klikken, pas de naam aan van het rapport en klik op opslaan.

2020-04-29_14_30_26-Declaree___De_beste_manier_om_te_declareren.png 2020-04-29_14_31_22-Declaree___De_beste_manier_om_te_declareren.png

Voeg aan het rapport de declaraties toe via het knopje toevoegen in de linkerbalk en de gewenste declaratie(s) te selecteren en dan op toevoegen rechtsonder te klikken.

2020-04-29_14_32_48-Declaree___De_beste_manier_om_te_declareren.png

Ook kun je eerst een rapport aanmaken en hierna de declaratie aanmaken, dan kun je in de declaratie het rapport selecteren waarin je hem wil toevoegen.

Zie ook de video instructie voor het aanmaken van een rapport

3. Rapport indienen

Aan het eind van de maand je declaraties indienen? Kies het rapport wat je wilt indienen, controleer of alle declaraties erin staan en druk op Indienen in de linkerkolom. Mogelijk zou je nog een bericht kunnen typen voor je manager bij bericht en klik vervolgens op Indienen rechtsonder. De status van het rapport verandert van open  naar ingediend.

2020-04-29_14_35_13-Declaree___De_beste_manier_om_te_declareren.png

Zie ook de video instructie voor het indienen van een rapport

4. Status van een rapport

Naarmate de workflow van een rapport zich voltooit verandert de status van je rapport. Zo kun je zien wanneer een rapport is goedgekeurd en wanneer een rapport verwerkt is in de administratie. Hier kan je meer informatie vinden.



Meer informatie

Kijk op help.declaree.com voor meer artikelen en how-to’s.