Quick Start Guide Medewerker

1. Uitnodiging accepteren en inloggen op de apps 

De makkelijkste manier om te declareren is via de smartphone app. Je kan ook via je pc declaraties indienen, dit wordt in hoofdstuk 2.3  toegelicht. Er zijn apps beschikbaar voor Android en iPhone toestellen. Via e-mail ontvang je een uitnodiging van Declaree. Klik op accepteren om je account te activeren. Je kunt nu een wachtwoord aanmaken waarmee je straks ook in de apps kunt inloggen.

  1. Ga naar de App Store/ Google Play Store op je smartphone en zoek op “Declaree”
  2. Installeer de Declaree app.
  3. Open de Declaree app en klik op inloggen.
  4. Vul je e-mailadres in en het eerder ingestelde wachtwoord.
  5. Je bent nu succesvol ingelogd in de app. In principe hoef je maar één keer in te loggen, je inloggegevens worden door de app onthouden.

2. Declaratie toevoegen 

Nu dat je bent ingelogd kun je declaraties invoeren.

2.1 iPhone

1. Declaratie aanmaken

Op de iPhone zie je een grote oranje balk met nieuwe declaratie. Klik hierop en maak een keuze om een nieuwe declaratie toe te voegen.

  • Vul de foto aan met de bijbehorende informatie en sla de declaratie op.
  • Let op; Bij het project invoeren, dien je het nummer of de naam van het project in te typen, dan gaat de app zoeken en kun je het juiste project selecteren. Weet je niet het volledige nummer of naam van het project dan kun je een deel van het nummer of naam intypen.
  • Bij het kiezen van een categorie staat er een i van informatie waar je op kan klikken voor extra informatie over deze categorie.
  • De declaratie is nu terug te vinden in het Declaratie-overzicht.

 

2. Declaraties aan een rapport toevoegen

Om declaraties in te dienen moet je deze bundelen in een rapport. Om een rapport aan te maken ga je naar het rapportoverzicht (knop rechtsonder)

Voeg een nieuw rapport toe door op het plusje rechtsboven te klikken.

Voeg aan het rapport de declaraties toe en sla het rapport op.

3. Rapport indienen
Aan het eind van de maand je declaraties indienen? Kies het rapport wat je wilt indienen, controleer of alle declaraties er in staan en druk op het upload icoontje onderin om het rapport in te dienen. De status van het rapport verander van open – naar ingediend.

4. Status van een rapport

Naarmate de workflow van een rapport zich voltooid verandert de status van je rapport. Zo kun je zien wanneer een rapport is goedgekeurd en wanneer een rapport verwerkt is in de administratie.

2.2 Android

1. Declaratie aanmaken

Gebruik het plusje rechtsonder om een declaratie toe te voegen. Als je hierop tikt krijg je verschillende keuzes, je kunt een foto maken van de bon of een foto gebruiken die je al eerder gemaakt hebt.

  • Vul de foto aan met de bijbehorende informatie en sla de declaratie op.
  • Let op; Bij het project invoeren, dien je het nummer of de naam van het project in te typen, dan gaat de app zoeken en kun je het juiste project selecteren. Weet je niet het volledige nummer of naam van het project dan kun je een deel van het nummer of naam intypen.
  • Bij het kiezen van een categorie staat er een i van informatie waar je op kan klikken voor extra informatie over deze categorie.
  • De declaratie is nu terug te vinden in het Declaratie-overzicht.

2. Declaraties aan een rapport toevoegen

Om declaraties in te dienen moet je deze bundelen in een rapport. Ga hiervoor naar het rapport overzicht door onderin op “rapporten” te tikken.

Voeg een nieuw rapport toe door op het plusje rechtsonder te klikken.

Voeg aan het rapport de declaraties toe via het plusje rechtsboven en sla het rapport op.

3. Rapport indienen
Aan het eind van de maand je declaraties indienen? Kies het rapport wat je wilt indienen, controleer of alle declaraties er in staan en druk op het upload icoontje bovenin om het rapport in te dienen. De status van het rapport verander van open – naar ingediend.

4. Status van een rapport

Naarmate de workflow van een rapport zich voltooid verandert de status van je rapport. Zo kun je zien wanneer een rapport is goedgekeurd en wanneer een rapport verwerkt is in de administratie.

2.3    PC

Ook via je PC kan je een declaratie indienen. Je bonnen moeten dan worden gescand of gemaild naar jezelf. Voor iedere bon maak je een aparte declaratie aan.

Ga naar www.declaree.nl en kies rechtsboven voor inloggen.

Login met je gegevens.

 

1. Declaratie aanmaken

Gebruik het kopje nieuwe declaratie om een declaratie toe te voegen. Als je hierop tikt en dan op bonnetje toevoegen tikt, kom je in een nieuwe declaratie.

  • Hier kun je een foto of pdf als bestand toevoegen aan de declaratie.
  • Vul de foto aan met de bijbehorende informatie en sla de declaratie op.
  • Let op; Bij het project invoeren, dien je het nummer of de naam van het project in te typen, dan gaat de app zoeken en kun je het juiste project selecteren. Weet je niet het volledige nummer of naam van het project dan kun je een deel van het nummer of naam intypen.
  • De declaratie is nu terug te vinden in het Declaratie-overzicht.

2. Declaraties aan een rapport toevoegen

Om declaraties in te dienen moet je deze bundelen in een rapport. Ga hiervoor naar de knop in de linkerbalk ‘rapporten’ en klik hierop.

Voeg een nieuw rapport toe door op het plusje nieuw rapport te klikken, pas de naam aan van het rapport en klik op opslaan.

Voeg aan het rapport de declaraties toe via het knopje toevoegen in de linkerbalk en de gewenste declaratie te selecteren en weer op toevoegen te klikken.

Ook kun je eerst een rapport aanmaken en hierna de declaratie aanmaken, dan kun je in de declaratie het rapport selecteren waarin je hem wil toevoegen.

3. Rapport indienen
Aan het eind van de maand je declaraties indienen? Kies het rapport wat je wilt indienen, controleer of alle declaraties er in staan en druk op indienen in de linkerkolom. Mogelijk zou je nog een bericht kunnen typen voor je manager bij bericht en klik vervolgens weer op indienen. De status van het rapport verandert van open – naar ingediend. 

4. Status van een rapport

Naarmate de workflow van een rapport zich voltooid verandert de status van je rapport. Zo kun je zien wanneer een rapport is goedgekeurd en wanneer een rapport verwerkt is in de administratie.