In ons artikel over de verschillende statussen van een rapport schreven we hoe de standaardworkflow eruitziet en wat er met een rapport gebeurt nadat het is ingediend.
Nadat de workflow is voltooid en het rapport de eindstatus 'Goedgekeurd' heeft, moeten alle gegevens verder worden verwerkt en worden ze meestal geëxporteerd naar het boekhoudsysteem.
Als rapporten automatisch naar de sFTP-server worden geëxporteerd, verandert de status van dit rapport automatisch van 'Goedgekeurd' in 'Gesloten' nadat de export is geslaagd. Als een rapport handmatig wordt geëxporteerd, moet de statuswijziging naar 'Gesloten' handmatig worden uitgevoerd. Een rapport met de status 'Gesloten' betekent dat het rapport is gearchiveerd en dat wijzigingen in het rapport niet meer mogelijk zijn.
Rapporten handmatig archiveren
Zoals eerder beschreven moeten handmatig geëxporteerde rapporten na het exporteren op 'Gesloten' worden gezet. Dit is om ervoor te zorgen dat rapporten niet kunnen worden gewijzigd nadat de goedkeuringsstroom is voltooid en de gegevens zijn geëxporteerd.
Er zijn twee manieren om rapporten handmatig te archiveren:
1. Open een rapport, klik op de knop 'Verwerkt' in het menu aan de linkerkant.
2. Selecteer één of meerdere rapporten in het rapportoverzicht en klik op de kleine knop met het archiveringssymbool dat bovenaan het scherm verschijnt na het selecteren van één of meerdere rapport(en).
Wanneer een rapport wordt weergegeven als 'Gesloten' betekent dit dat het is gearchiveerd. Het blijft in het rapportoverzicht staan en wordt niet in een aparte map geplaatst. Door gebruik te maken van de filteroptie is het mogelijk te zoeken naar rapporten van alle statussen.